Suita Office 365 (Microsoft 365) este ideală pentru work-from-home?

Da. Microsoft 365, cum se numesc din aprilie 2020 abonamentele Office 365 pentru firmele mici și mijlocii, adună în același loc e-mailul, calendarul, fișierele, ședințele video și aplicațiile Office, accesibile de acasă la fel de bine ca de la birou. Cu o condiție: să fie configurat corect și protejat cu autentificare în doi pași și cu backup.

Munca de acasă nu mai este de multă vreme un moft. A devenit o necesitate în pandemie, iar multe companii au rămas apoi la un program hibrid, cu angajați care lucrează și de acasă, și de la birou.

În acest articol vă prezentăm câteva dintre aplicațiile de bază din Microsoft 365 care facilitează telemunca. Vedeta suitei este, fără doar și poate, Microsoft Teams.

Ce aplicații din Microsoft 365 ajută la munca de acasă?

Microsoft Teams

Această aplicație facilitează lucrul colaborativ. Ea permite inițierea de apeluri video sau audio cu una sau mai multe persoane. Mai mult decât atât, se pot crea echipe și canale (ideal pentru a separa departamentele între ele), iar ecranul se poate partaja cu ceilalți participanți.

Într-un mod foarte simplu, membrii unui departament pot comunica ușor între ei, pot schimba informații și pot lucra pe aceleași fișiere, ca și cum ar fi toți în același birou. Mai multe despre aplicație găsiți în articolul despre Microsoft Teams.

Din octombrie 2023, în Uniunea Europeană, Teams nu mai este inclus automat în abonamentele Microsoft 365 noi și se vinde și separat. La alegerea abonamentului, verificați dacă îl conține.

Exchange Online: e-mail și calendar

E-mailul de tip Exchange este ideal pentru lucrul în echipă. Pe lângă facilitățile obișnuite ale e-mailului, Exchange permite crearea de evenimente în calendar și partajarea acestora cu mai mulți colegi. În felul acesta se pot seta notificări pentru utilizatori individuali sau pentru întreaga echipă.

În Microsoft 365, serverul de e-mail este administrat de Microsoft, în cloud. Firmele care au încă un server Exchange 2016 sau 2019 la birou ar trebui să-l mute în Exchange Online sau să treacă la Exchange Server Subscription Edition: suportul pentru ambele versiuni s-a încheiat pe 14 octombrie 2025.

OneNote

Aplicația de notițe inclusă în Microsoft 365 facilitează și ea lucrul colaborativ. Este folosită de obicei pentru partajarea de notițe sau de proceduri. Oricine are drepturile necesare poate accesa notițele de oriunde, iar ăsta este un mare avantaj.

OneDrive și SharePoint

OneDrive păstrează în cloud fișierele fiecărui angajat, iar SharePoint este serverul de fișiere în cloud al echipei. Acesta permite crearea de structuri de foldere și lucrul cu aplicațiile Word, Excel și PowerPoint direct în cloud, de oriunde. Fișierele pot fi editate atât în browser, cât și în aplicații, chiar de mai multe persoane în același timp.

Ce avantaje are cloudul față de serverele de la birou?

Din punctul de vedere al utilizării și al costurilor, tehnologiile cloud oferă avantaje foarte solide față de infrastructurile locale:

• dacă sunt configurate corect, aplicațiile cloud funcționează stabil, iar actualizările le face Microsoft;
• aplicațiile nu depind de conexiunea la internet sau de rețeaua de curent de la sediu;
• accesarea aplicațiilor nu necesită conexiune VPN;
• nu mai cumpărați și nu mai întrețineți un server de e-mail sau de fișiere la birou.

Cum alegeți între cele două variante explicăm și în articolul despre server local sau server cloud.

Ce abonament Microsoft 365 alegeți pentru o firmă?

Pentru firmele de până la 300 de utilizatori, Microsoft are trei abonamente Business:

• Microsoft 365 Business Basic: e-mail, Teams (acolo unde e inclus), OneDrive, SharePoint și aplicațiile Office în browser și pe telefon;
• Microsoft 365 Business Standard: tot ce include Basic, plus aplicațiile Office instalate pe calculator;
• Microsoft 365 Business Premium: tot ce include Standard, plus protecție avansată, cu administrarea centralizată a laptopurilor și a telefoanelor (Intune) și protecția lor împotriva atacurilor (Defender for Business).

Pentru munca de acasă, Business Premium este de regulă alegerea cea mai sigură, pentru că laptopurile angajaților pot fi administrate și protejate și când nu sunt în rețeaua firmei. Firmele mai mari folosesc abonamentele Enterprise. Cum aduceți suita în firmă explicăm în articolul Microsoft 365: cum să îl integrați în afacerea dvs.

Ce mai trebuie pus la punct, pe lângă Microsoft 365?

Chiar și cu toate aplicațiile în cloud, compania dumneavoastră tot are nevoie de câteva măsuri de bază:

• autentificare în doi pași pe toate conturile, ca o parolă furată să nu fie de ajuns pentru intrarea în contul cuiva;
• o politică de backup solidă, inclusiv pentru datele din Microsoft 365: Microsoft păstrează fișierele și e-mailurile șterse doar o perioadă limitată, iar un backup separat vă protejează de ștergeri accidentale și de ransomware (detalii în articolul despre backup SaaS și pe pagina Backup as a Service);
• un router capabil, de tip UTM, pentru rețeaua de la birou, și o soluție anti-malware premium pe fiecare calculator;
• laptopuri cu Windows 11 și cu discul criptat, pentru angajații care lucrează de acasă.

RezolvIT este o companie de outsourcing IT obișnuită să implementeze tehnologii cloud și să faciliteze companiilor munca de acasă pentru angajați. Dacă v-am convins, cereți un Audit IT gratuit sau scrieți-ne de pe pagina de contact.