Microsoft Teams – productivitate și colaborare explicată pe înțelesul tuturor

Microsoft Teams poate transforma modul în care echipele lucrează în cadrul unei organizații. Mai jos găsiți funcțiile care ajută cel mai mult în munca de zi cu zi și ce s-a schimbat în Teams de când am scris prima versiune a acestui articol, în 2021.

Există o mulțime de funcții încorporate în Microsoft Teams pe care majoritatea oamenilor încă nu le-au explorat. Aceste funcții le oferă utilizatorilor un avantaj și fac colaborarea mai ușoară.

Teams combină diverse elemente ale unei echipe de lucru, cum ar fi luarea de notițe și discuțiile din spațiul de lucru, și le îmbină cu platforma Microsoft 365.

Microsoft Teams facilitează colaborarea și coordonarea echipelor în timp real. Echipele pot porni proiecte mai rapid și mai eficient prin partajarea de fișiere, atașamente, note și multe altele. Teams poate fi integrat și cu alte aplicații, ca spațiul de lucru al echipei să evolueze în timp.

Utilizatorii experimentați caută întotdeauna modalități de a obține cele mai bune rezultate din Microsoft Teams. Atât începătorii, cât și experții pot deveni adevărați campioni ai colaborării cu ajutorul funcțiilor mai puțin cunoscute din Teams. Iată cele mai utile dintre ele, ca să folosiți aplicația la maximum.

Denumiți conversațiile de grup

Oricât de simplu ar părea acest lucru, majoritatea utilizatorilor îl ratează. Discuțiile de grup ajung adesea să conțină mai multe conversații, cu persoane și subiecte diferite. Ca un chat să fie ușor de găsit și de deosebit de celelalte, dați-i un nume. De exemplu, dacă discutați cu cineva din departamentul de marketing despre o nouă campanie de e-mail, puteți numi discuția „Start Email Marketing”. Mai târziu, când veți căuta, acele cuvinte vor apărea imediat în rezultate. Pentru a denumi un chat de grup, faceți clic pe creionul din partea de sus, de lângă numele participanților, și scrieți numele dorit.

Stocarea și partajarea fișierelor cu SharePoint

În ceea ce privește stocarea sigură a fișierelor și o platformă de colaborare fiabilă, SharePoint a fost mult timp o alegere populară în rândul firmelor. Teams îl folosește direct: fișierele partajate într-un canal se păstrează în SharePoint, în site-ul echipei, iar cele trimise într-un chat se păstrează în OneDrive-ul celui care le-a trimis.

Utilizatorii pot deschide fila Fișiere a fiecărui canal pentru a partaja fișiere cu membrii echipei, iar fișierele deja partajate pot fi accesate și din SharePoint. Membrii echipei pot lucra simultan în același document, din aplicațiile Office pentru calculator sau din browser.

Productivitatea și eficiența sunt esențiale în orice echipă, iar sfaturile de mai jos aduc rezultate imediate.

Backup as a Service: vreau detalii →

Filtrați-vă activitățile prin intermediul mențiunilor @

Fluxul de activitate vă ține la curent cu cele mai recente actualizări și conversații. Pentru că activitățile pot fi multe, filtrarea după @mențiuni vă ajută să vă concentrați asupra conversațiilor esențiale. Utilizatorii care colaborează cu mulți colegi primesc întotdeauna multe @mențiuni. Filtrul de activitate pentru @mențiuni vă asigură că nu pierdeți nimic și că rămâneți la curent cu tot ce necesită atenția dvs.

Marcați conținut specific

Pentru că o colaborare eficientă are o influență directă asupra productivității, marcajele pot face comunicarea mai ușoară. Puteți salva mesajele și atașamentele importante și le regăsiți apoi rapid, în lista de elemente salvate, atunci când aveți nevoie de ele.

Când trimiteți un mesaj, îl puteți marca drept important sau urgent, ca destinatarii să știe ce are prioritate și să nu piardă timp căutând. A ține evidența tuturor lucrurilor este una dintre cele mai copleșitoare părți ale oricărei afaceri. Când aveți mai multe proiecte în desfășurare, marcajele vă arată ce este important și ce trebuie să faceți în fiecare moment.

Skype for Business Online s-a încheiat la 31 iulie 2021: trecerea la Microsoft Teams

Redirecționați e-mailurile către un canal din Microsoft Teams

Multe e-mailuri ajung în folderul de spam, iar altele, în foldere greșite. Startupurile folosesc mai ales chatul, dar multe companii consacrate depind încă de e-mail. Ca să nu pierdeți informații esențiale, puteți trimite e-mailuri direct într-un canal Teams. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele canalului și alegeți „Get email address” (Obțineți adresa de e-mail). Adresa generată poate fi copiată, iar tot ce trimiteți la ea (mesaje, documente Word sau alte fișiere) apare în canal. Administratorul poate dezactiva această opțiune, așa că, dacă nu o găsiți, întrebați-l.

Combinați cu Microsoft Planner pentru o mai bună gestionare a sarcinilor

Poate că Microsoft Teams a apărut după principalul său concurent, Slack, dar capacitatea sa de a integra alte aplicații îl face avantajos. Deși și Slack oferă numeroase integrări, Microsoft Teams le pune la dispoziție utilizatorilor aplicațiile Microsoft din prima zi. Planner este un instrument de gestionare a sarcinilor pentru echipe și o modalitate eficientă de a urmări sarcinile direct din Teams. Avantajul este că nu mai aveți nevoie de o altă aplicație pentru sarcini. Planner este și flexibil: îl puteți adăuga ca filă în orice canal, ca să fie la îndemână, iar sarcinile noi se adaugă cu un clic pe semnul „plus”.

Servicii IT pentru firme: vreau detalii →

Accesul invitaților din afara organizației în Microsoft Teams

Probabil că nu știați acest lucru: nu trebuie să lucrați în aceeași firmă ca să colaborați în aceeași echipă Teams. Funcția de acces pentru invitați le permite companiilor să lucreze cu persoane din afara organizației, de pildă cu clienți, furnizori sau consultanți.

Accesul pentru invitați este securizat, iar oricine are o adresă de e-mail activă, de firmă sau personală (Outlook, Gmail etc.), poate fi invitat. Invitații pot participa la discuții și la întâlniri și pot vedea fișierele echipei. Contul invitatului se creează în Microsoft Entra ID (fostul Azure Active Directory), iar organizația îi poate cere autentificare în doi pași.

Administratorul hotărăște, la nivelul organizației, dacă invitații sunt permiși, iar cu etichete de confidențialitate poate restricționa accesul lor la anumite echipe. Pentru colaborarea cu altă firmă care folosește tot Teams, există și canalele partajate, în care partenerii lucrează din propriul Teams, fără cont de invitat.

Deși este una dintre cele mai puternice aplicații de chat pentru firme, Microsoft Teams este adesea subutilizată. Explorarea acestor sfaturi le oferă utilizatorilor un avantaj real în munca de zi cu zi.

Ce s-a schimbat în Microsoft Teams din 2021?

Cel mai mult s-au schimbat aplicația, felul în care se vinde și funcțiile de inteligență artificială:

• În 2023, Microsoft a lansat noua aplicație Teams, mai rapidă și mai ușoară, care a înlocuit aplicația clasică.
• Tot în 2023, odată cu Windows 11 versiunea 23H2, funcția Chat din Windows a devenit aplicația gratuită Microsoft Teams.
• Din 1 octombrie 2023 în Spațiul Economic European și din 1 aprilie 2024 în toată lumea, Teams se vinde separat de Microsoft 365 pentru clienții business noi. Verificați ce include licența la cumpărare sau la reînnoire.
• În mai 2025, Microsoft a închis Skype pentru utilizatorii casnici și i-a mutat în Microsoft Teams (gratuit).
• Microsoft 365 Copilot, asistentul AI cu licență separată, poate rezuma ședințele și conversațiile din Teams.

RezolvIT este o companie de outsourcing IT obișnuită să implementeze tehnologii cloud și să faciliteze munca de acasă pentru angajați. Dacă v-am convins, cereți o ofertă.