Microsoft 365: cum să îl integrați în afacerea dvs.

Microsoft 365, fostul Office 365, este familia de servicii pe abonament oferite de Microsoft, care include aplicațiile Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), e-mailul Exchange Online, Teams, OneDrive și SharePoint. Marca a fost lansată pe 10 iulie 2017, pentru un pachet care adăuga la Office 365 licențe de Windows 10 Enterprise și produse de securitate și de administrare a dispozitivelor din cloud. În aprilie 2020, abonamentele Office 365 pentru firme mici și mijlocii au fost redenumite și ele Microsoft 365.

Tehnologia schimbă modul în care lucrăm. Nu este o mare noutate, dar felul în care ne schimbă este altul acum. Tehnologia nu mai este doar un instrument pe care îl folosim sau o aplicație care se integrează în modul nostru de lucru. Tehnologiile și sistemele pe care le folosim zi de zi ne definesc mediul de lucru: ele stabilesc cum, unde și când putem lucra.

Microsoft Teams, una dintre aplicațiile Microsoft 365, a jucat un rol important în felul în care oamenii au lucrat în 2020 și 2021: în 12 luni a câștigat aproape 70 de milioane de utilizatori zilnici noi, dublându-și utilizarea. A fost o „adopție prin criză”, pentru că instrumentul a fost un colac de salvare pentru cei care trebuiau să țină legătura cu colegii în timp ce lucrau de acasă.

Acum, când multe echipe lucrează hibrid, o parte din timp la birou și o parte de acasă, cum ne asigurăm că instrumentele Microsoft 365 adoptate din necesitate, sau cele pe care le avem de mai mult timp, continuă să aducă valoare? Cum putem folosi tehnologia ca să creăm medii de lucru în care echipele noastre să se dezvolte?

Este important să ne amintim că „adoptarea de către utilizatori este o călătorie, nu o destinație finală” și, potrivit lui Megan Strant, Adoption & Organisational Change Manager pentru ecosistemul Microsoft 365, pentru o adopție de succes a Microsoft 365, „liderii noștri trebuie să fie pasionați de un loc de muncă digital”.

Așadar, cum vă asigurați că această călătorie se îndreaptă în direcția corectă?

În primul rând, analizați nevoile și atitudinile oamenilor din organizația dumneavoastră, pentru că înțelegerea culturii, a obiectivelor afacerii și a mediului de lucru actual este esențială înainte de orice plan de adoptare. De exemplu, dacă aveți Microsoft 365 de ceva timp, dar nu folosiți sau nu apreciați pe deplin produsele pe care le plătiți, merită să faceți un pas înapoi și să vă întrebați de ce. Este posibil, mai ales dacă platforma a fost adoptată în grabă, ca la lansarea instrumentelor comunicarea să nu fi fost o prioritate, instruirea să fi lipsit sau cunoștințele să nu fi fost împărtășite.

Apoi, înțelegeți că instruirea singură nu este suficientă pentru tot impactul pozitiv pe care îl puteți obține de la Microsoft 365. Luați exemplul Microsoft Teams, centrul colaborării și al comunicării dumneavoastră. Ca să obțineți cea mai mare valoare de la Teams și să deblocați beneficiile colaborării digitale, utilizatorii trebuie să înțeleagă nu doar cum să îl folosească, ci și de ce. Când înțeleg valoarea instrumentului, de exemplu cum le ușurează ziua, cum grăbește luarea deciziilor și cum păstrează istoricul discuțiilor și al deciziilor comune, angajații sunt mult mai dispuși să îl folosească, și să îl folosească corect.

Odată cu Microsoft Teams, accentul se poate muta pe explorarea altor aplicații, precum OneNote (pentru notițe digitale), OneDrive (stocare în cloud pentru fișierele personale) și instrumentele de colaborare Planner și Forms. Puteți chiar să reintroduceți instrumente vechi, ca Outlook și Office, și să le cereți utilizatorilor să le exploreze în contextul noului mod de lucru.

Pe tot parcursul schimbării, va trebui ca părțile interesate (managementul și angajații) să fie implicate și să lucreze pentru compania dumneavoastră. Acești oameni, care vor avea probabil roluri de comunicare, de instruire și de conducere, sunt echipele de comunicare internă care vor crea povești pozitive în jurul tehnologiilor, managerii care vor elibera timp pentru instruire și persoanele influente care vor fi modele de bune practici. Ei ar trebui implicați încă de la începutul implementării, ascultați când dau feedback despre adoptare și consultați atunci când apar probleme și trebuie găsite soluții.

În cele din urmă, trebuie să măsurați succesul și impactul schimbării. Rentabilitatea unei adopții Microsoft 365 va fi greu de măsurat în bani la început, dar veți putea urmări repede implicarea angajaților și indicatorii vizibili legați de păstrarea personalului și de costuri. De aici veți putea lega schimbarea de rezultatele financiare, dar nu uitați că impactul asupra oamenilor este cel care va face cea mai mare diferență pentru organizația dumneavoastră.

După cum spune Strant: „Dacă oamenii au la dispoziție instrumente excelente și o bază solidă, iar instrumentele elimină barierele și le ușurează munca de zi cu zi, atunci ei sunt pur și simplu mai fericiți la locul de muncă”.

Cu Microsoft 365 lucrați de acasă ca și cum ați fi la sediul firmei.

Microsoft 365: 5 pași pentru o tranziție eficientă

1. Resurse. Veți avea nevoie de oamenii potriviți, de timp și de bani investiți în schimbare încă de la început. Un bun management al schimbării cere efort și investiții în toată organizația, de la conducere la experții din fiecare domeniu.
2. Comunicare. Planificați și desfășurați campania de comunicare internă cu aceeași seriozitate ca o campanie de marketing. Implicați-vă angajații cu mesaje creative și aliniați mesajele la strategia companiei, ca toată lumea să înțeleagă ce rol are în schimbare și ce câștigă din ea.
3. Mergeți în profunzime, cu fiecare om. În loc de sesiuni de instruire în care doar se prezintă, faceți instruirea interactivă. Organizați ateliere de lucru în care formatorii să adune feedback despre instrumente și lucrați cu oamenii care au probleme concrete pe care Microsoft 365 le poate rezolva.
4. Măsurați. Urmăriți pe parcurs cât de eficiente sunt sesiunile de instruire și cât de mult sunt folosite instrumentele. Rapoartele de utilizare din centrul de administrare Microsoft 365, Microsoft Viva Insights și analizele de utilizare Microsoft 365 din Power BI vă arată cum, când și pentru ce folosesc oamenii platforma.
5. Nu vă opriți niciodată. Tehnologia pe care o folosiți va evolua odată cu afacerea, iar suita Microsoft 365 se extinde pe măsură ce apar instrumente noi. Reveniți periodic la planul de gestionare a schimbării, ca să implicați, să informați și să măsurați schimbările împreună cu cei care o susțin în firmă.

RezolvIT poate fi partenerul dumneavoastră pentru trecerea la Microsoft 365: contactați-ne pentru o discuție fără obligații.

Recunoscând că Microsoft 365 nu este doar un instrument sau un set de instrumente folosit alături de modul în care lucrați, ci poate chiar să definească modul în care lucrați, vă va fi mai ușor să alocați resurse și să susțineți constant instruirea și explicarea valorii acestor instrumente.

Ce verificați înainte de migrarea la Microsoft 365?

O migrare bine pregătită începe cu abonamentele potrivite, cu securitatea conturilor și cu un plan pentru datele și serverele vechi:

• Abonamentul. Abonamentele Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium) sunt pentru cel mult 300 de utilizatori; peste această limită se trece la abonamentele Enterprise. Business Premium adaugă administrarea dispozitivelor cu Intune și protecția Defender for Business, utile când oamenii lucrează de pe laptopuri, de oriunde.
• Teams. Din octombrie 2023, în Uniunea Europeană, Microsoft vinde Teams și separat de pachetele Microsoft 365, așa că la un abonament nou verificați dacă Teams este inclus.
• Autentificarea în doi pași pentru toate conturile, înainte de migrare, nu după.
• Serverele și programele vechi. Exchange Server 2016 și 2019, ca și Office 2016 și 2019, nu mai au suport din 14 octombrie 2025. E-mailul se mută în Exchange Online sau, dacă trebuie să rămână pe un server propriu, pe Exchange Server Subscription Edition; detalii în articolul despre problema tehnologiilor end-of-life (EOL).
• Backupul. Microsoft asigură funcționarea serviciului, dar răspunderea pentru date rămâne a firmei: vedeți 5 motive pentru care aveți nevoie de backup SaaS.
• Permisiunile, înainte de Copilot. Dacă veți folosi Microsoft 365 Copilot, verificați întâi cine are acces la ce în SharePoint și OneDrive: Copilot vede tot ce poate vedea utilizatorul, așa că documentele partajate prea larg ajung ușor în răspunsurile lui.
• Plecările. Stabiliți ce se întâmplă cu contul, cu e-mailul și cu fișierele unui angajat care pleacă, ca accesul să se închidă la timp și datele să rămână în firmă.

RezolvIT vă ajută să alegeți abonamentele și să planificați migrarea, prin Consultanță IT, apoi administrează Microsoft 365 de zi cu zi, prin Externalizare IT. Pornim de la un Audit IT gratuit, din care rezultă și prețul exact.