Cu Microsoft 365 muncești de acasă ca și cum ai fi la sediul firmei

Microsoft 365 îți dă acces la e-mail, documente, Teams și aplicațiile Office de oriunde, pe calculator, pe telefon sau în browser, cu aceleași fișiere și aceleași drepturi ca la birou. Spre deosebire de Office Home & Business 2024, care se cumpără o singură dată, pentru un singur calculator, Microsoft 365 este un abonament lunar sau anual, care include mereu cea mai nouă versiune a aplicațiilor și serviciile din cloud de care are nevoie o firmă.

Indiferent de domeniul de activitate, o suită office a devenit indispensabilă pentru orice companie. Iar tendința din ultimii ani este mutarea e-mailului și a documentelor în cloud, o tehnologie suficient de matură pentru orice tip de firmă, la costuri rezonabile.

În firmele mici și medii, cele mai folosite suite sunt Office Home & Business și Microsoft 365. În aprilie 2020, planurile Office 365 pentru firme au fost redenumite Microsoft 365, așa că le vei întâlni sub ambele nume. Care este, însă, diferența dintre ele?

Office Home & Business: licență cumpărată o singură dată

Licența de Office Home & Business este perpetuă: se cumpără o singură dată și nu funcționează pe bază de abonament. Versiunea actuală este Office Home & Business 2024, lansată pe 1 octombrie 2024, care se instalează pe un singur calculator cu Windows sau Mac și include Word, Excel, PowerPoint, Outlook și OneNote.

Produsul primește actualizări de securitate până în octombrie 2029, dar nu și versiunile noi: pentru o versiune majoră nouă trebuie cumpărată o licență nouă. Nu include nici serviciile din cloud pentru firme, cum sunt e-mailul pe domeniul firmei, spațiul de stocare OneDrive sau SharePoint.

Dacă folosești încă versiuni mai vechi, atenție: Office 2019 nu mai primește actualizări de securitate din 14 octombrie 2025, iar Office 2021, din 13 octombrie 2026. Vezi și articolul despre problema tehnologiilor end of life (EOL).

Microsoft 365: abonament cu aplicații mereu la zi

Licențele de Microsoft 365 se reînnoiesc lunar sau anual, în funcție de modul în care au fost cumpărate, și sunt atribuite fiecărui utilizator, nu fiecărui calculator.

Diferența majoră față de Office Home & Business este că abonamentul include mereu ultimele actualizări ale aplicațiilor, inclusiv versiunile noi, plus serviciile din cloud: e-mailul (Exchange Online), stocarea (OneDrive și SharePoint) și, în funcție de variantă, Teams.

Din punct de vedere al securității, este recomandat să folosești mereu cele mai noi versiuni ale aplicațiilor, pentru a reduce numărul vulnerabilităților.

Servicii IT pentru firme: vreau detalii →

Ce planuri Microsoft 365 există pentru firme?

Microsoft are trei planuri principale pentru firme cu până la 300 de utilizatori:

• Microsoft 365 Business Basic: e-mail de firmă, OneDrive, SharePoint, Teams și aplicațiile Office în variantele web și mobile. Versiunile pentru calculator ale aplicațiilor nu sunt incluse. Potrivit pentru angajații care lucrează mai ales cu e-mailul și în browser.
• Microsoft 365 Business Standard: tot ce include Business Basic, plus aplicațiile Office pentru calculator (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote și, doar pe Windows, Access), pe până la 5 calculatoare, 5 tablete și 5 telefoane pentru fiecare utilizator.
• Microsoft 365 Business Premium: tot ce include Business Standard, plus securitate avansată: Microsoft Intune pentru administrarea dispozitivelor, Microsoft Entra ID P1 (fostul Azure Active Directory) pentru reguli de acces, Microsoft Defender for Business împotriva amenințărilor și Microsoft Purview pentru protejarea documentelor, fostul Azure Information Protection.

Toate cele trei planuri includ:

• căsuțe de e-mail de 50 GB;
• 1 TB de spațiu OneDrive pentru fiecare utilizator, pentru stocarea și partajarea fișierelor;
• protecția e-mailului împotriva spamului și a malware-ului, cu Exchange Online Protection;
• aplicațiile Office în variantele web și mobile;
• o garanție de funcționare de 99,9%, asumată de Microsoft prin contract.

Două schimbări recente: Publisher nu mai face parte din Microsoft 365 din octombrie 2026, iar în Spațiul Economic European, inclusiv în România, Microsoft vinde din octombrie 2023 planurile și în variante fără Teams, la preț mai mic, cu Teams disponibil separat.

Prețurile actuale sunt pe pagina Microsoft care compară planurile Business. Nu toți angajații au nevoie de același plan: de multe ori, o combinație de planuri, potrivite fiecărui rol, costă mai puțin decât același plan pentru toată lumea.

Ce câștigi când lucrezi de acasă cu Microsoft 365?

Microsoft 365 permite lucrul colaborativ prin Teams, OneDrive și SharePoint. Cu Teams poți organiza ședințe, poți discuta și lucra alături de colegi ca și cum ai fi la sediul firmei, poți partaja ecranul sau îi poți da controlul unui coleg, dacă ai nevoie de ajutor.

Poți deschide fișiere și le poți edita în același timp cu colegii, fără să trimiți versiuni pe e-mail.

SharePoint este echivalentul unui server de fișiere în cloud: permite adăugarea fișierelor și gestionarea utilizatorilor și a permisiunilor dintr-o consolă centralizată. Marele avantaj este că fișierele firmei pot fi accesate de oriunde, nu doar de la sediu.

Exchange Online, inclus în toate planurile Business, îți sincronizează e-mailul, calendarul și contactele pe toate dispozitivele și îți permite să creezi evenimente și invitații la ședințe.

Din punct de vedere al securității, Microsoft 365 permite autentificarea în doi pași: pe lângă parolă, confirmi accesul din aplicația Microsoft Authenticator, mai sigură decât codurile primite prin SMS. Cu Business Premium poți stabili și reguli de acces, de exemplu ca datele firmei să fie deschise doar de pe dispozitive administrate.

Față de serverele de la sediu, cloudul are câteva avantaje clare:

• Microsoft administrează serverele, actualizările și copiile redundante, deci firma nu mai întreține un server de e-mail propriu;
• aplicațiile nu depind de conexiunea la internet sau de curentul de la sediu;
• e-mailul și fișierele se accesează fără conexiune VPN.

Practic, cu Microsoft 365 le oferi angajaților aceleași instrumente acasă și la birou. Despre avantajele pentru lucrul de acasă am scris și în articolul de ce suita Office 365 este ideală pentru work from home, iar despre organizarea muncii, în articolul despre mediul de lucru hibrid.

La ce să fii atent?

1. Activează autentificarea în doi pași pentru toate conturile, mai ales pentru cele de administrator.
2. Fă backup separat. Coșul de reciclare din Microsoft 365 păstrează fișierele și mesajele șterse doar o perioadă limitată. O copie separată, de exemplu prin Backup as a Service, te protejează de ștergeri accidentale și de ransomware.
3. Gestionează licențele la plecarea angajaților. Când cineva pleacă, contul se blochează, datele se predau, iar licența se refolosește.
4. Alege planul potrivit pentru fiecare om, nu același plan pentru toată firma.

Te ajutăm cu mutarea e-mailului și a documentelor în Microsoft 365, cu configurarea securității și cu suportul pentru angajați. Pregătim conturile pentru angajații noi și închidem accesele celor care pleacă. Vezi Externalizare IT sau cere un Audit IT gratuit.

RezolvIT este o companie de Externalizare IT obișnuită să implementeze tehnologii cloud și să faciliteze companiilor munca de acasă pentru angajați. Dacă vrei o ofertă pentru firma ta, contactează-ne.