Este mediul de lucru hibrid noua normalitate?

Pentru multe firme de birou, da: lucrul hibrid, adică o parte din săptămână la birou și o parte de acasă, a rămas după pandemie un mod obișnuit de lucru. Nu este însă regula peste tot. În România, munca de acasă este încă rară: potrivit Eurostat, în 2025 doar 1,3% dintre angajați lucrau de obicei de acasă, față de aproape 9% în media Uniunii Europene. Iar unele companii mari au cerut între timp revenirea la birou cinci zile pe săptămână.

Am scris prima versiune a acestui articol în septembrie 2021, când firmele din România începeau să-și redeschidă birourile după restricțiile din pandemie. Atunci ne întrebam cum va arăta „noua normalitate” și dacă ne vom întoarce vreodată la modul în care lucram înainte. Mai jos găsiți ce arătau studiile de atunci și ce s-a confirmat între timp.

Ce arătau studiile în 2021?

Adoptarea aproape universală a muncii la distanță, chiar și în firmele bazate până atunci exclusiv pe birouri, a adus competențele și tehnologiile de lucru de acasă și în cele mai tradiționale organizații. Un studiu al grupului de recrutare Adecco arăta atunci că peste trei sferturi dintre angajații din Marea Britanie considerau că o combinație între munca la birou și munca la distanță este cea mai bună cale de urmat după perioada de restricții.

Studiile Microsoft din 2020 și 2021 (Work Trend Index), bazate pe sondaje extinse, au ajuns la concluzii asemănătoare:

82% dintre manageri se așteptau să aibă politici mai flexibile de lucru de acasă după pandemie, iar 71% dintre angajați și manageri voiau să lucreze de acasă cel puțin o parte din timp;
peste jumătate (52%) dintre cei intervievați se simțeau mai valorizați sau mai incluși, pentru că toată lumea se afla „în aceeași cameră virtuală”;
aproape 60% se simțeau mai puțin conectați cu colegii de când lucrau mai des de la distanță;
mesajele de chat din ședințele Teams crescuseră de peste zece ori între martie și iunie 2020. Chatul din timpul ședinței nu are echivalent într-o ședință față în față: oricine își poate spune părerea fără să-i întrerupă pe ceilalți.

Infrastructură IT: vreau detalii →

Munca la distanță înseamnă flexibilitate

Munca la distanță merge aproape inevitabil mână în mână cu munca flexibilă. Poate fi un model în care angajații lucrează de acasă o parte din săptămână și la birou în restul timpului, unul în care o echipă rămâne la sediu, în timp ce alții lucrează de la distanță, sau unul în care fiecare își organizează singur săptămâna, fără să fie legat de „orele de birou”. Cu instrumentele de azi, toate sunt posibile.

În 2020–2021, mai multe companii mari au luat poziții ferme. Twitter anunța în 2020 că angajații săi pot lucra de la distanță „pentru totdeauna”, dar în noiembrie 2022, după schimbarea proprietarului, compania (devenită ulterior X) a cerut revenirea la birou. Spotify lansa în 2021 programul „Work From Anywhere”, prin care angajații puteau lucra de oriunde, și voia astfel să atragă specialiști din toată lumea, cu salarii la nivelul celor din New York sau San Francisco. Dropbox anunța în 2020 că renunță la birourile pentru munca individuală și le transformă în spații de întâlnire și colaborare. Alte companii au mers în direcția opusă: Amazon, de exemplu, le-a cerut angajaților să revină la birou cinci zile pe săptămână din ianuarie 2025.

Externalizare IT: vreau detalii →

Există încă un loc pentru birourile fizice?

Da. Experiența ultimilor ani arată că multe firme nu au ales nici biroul permanent, nici munca exclusiv de acasă, ci un amestec. Nevoia de contact direct îi aduce pe oameni înapoi într-un spațiu comun, mai ales pentru ședințe, proiecte noi și integrarea colegilor nou-veniți.

Acasă, nu toată lumea are condiții bune de lucru: apar distrageri, conexiunea la internet nu e mereu stabilă, iar un birou separat e un lux. De aceea, un spațiu în care oamenii se pot concentra, se pot întâlni și pot lucra împreună rămâne o parte esențială a locului de muncă modern.

Biroul însă s-a schimbat. În 2021, Jared Spataro, pe atunci vicepreședinte corporativ pentru Microsoft 365, spunea că spațiile fizice trebuie reimaginate, cu un accent sporit pe posibilitatea ca oamenii „să se întâlnească, să își împărtășească ideile unii altora și să experimenteze energia evenimentelor în persoană”. Birourile nealocate (hot desking) sunt tot mai răspândite, dar spațiile de colaborare pentru echipele care lucrează împreună și sălile care îi leagă pe colegii de la birou cu cei de acasă rămân esențiale.

Tehnologia joacă aici rolul principal: de la căști bune și camere web până la săli de ședințe echipate pentru întâlniri hibride, cum sunt cele cu Microsoft Teams Rooms, cu sunet și imagine de calitate, subtitrări în direct și tablă digitală, ca toată lumea să poată fi văzută și auzită, indiferent dacă participă de la birou sau de acasă.

Programul de la 9 la 5 poate fi de domeniul trecutului

Datele Microsoft din 2020–2021 arătau o schimbare clară a programului: timpul mediu de utilizare a Teams crescuse cu peste o oră, mesajele de chat crescuseră cu până la 23% dimineața devreme și seara, iar în weekend, cu peste 200%.

Instrumentele s-au adaptat. MyAnalytics și Workplace Analytics, pe care le aminteam în 2021, au fost înglobate între timp în Microsoft Viva Insights, care îi ajută pe angajați să-și rezerve în calendar timp de concentrare, în care notificările din Teams sunt oprite. Este util pentru cei care lucrează de acasă, dar și pentru cei de la birou.

Nu putem pierde din vedere starea de bine la locul de muncă

Timpul liber protejat este la fel de important. Teams pe telefon permite definirea unor ore și zile de liniște, în care notificările de serviciu nu mai apar. Într-o cultură în care angajații sunt „mereu disponibili”, un risc clar al lucrului hibrid, astfel de setări îi ajută să-și protejeze viața personală.

Starea de bine a angajaților contează pentru productivitatea pe termen lung, iar managerii cu echipe mixte au nevoie de o modalitate constantă de a ține legătura cu fiecare om. La sfârșitul anului 2020, Microsoft introducea în Teams extensia Reflect, prin care liderii le puteau trimite colegilor întrebări scurte despre cum se simt, sub forma unui mini-sondaj. Răspunsurile îi arătau managerului, la fel ca o privire peste birou, dacă cineva trece printr-o perioadă grea, ca să-l poată sprijini la timp. Indiferent de instrument, ideea rămâne valabilă: discuțiile regulate, unu la unu, sunt cu atât mai importante cu cât echipa se vede mai rar.

De ce are nevoie IT-ul unei firme care lucrează hibrid?

O firmă care lucrează hibrid are nevoie ca angajații să găsească aceleași fișiere și aplicații, în aceleași condiții de securitate, oriunde ar fi. Concret:

Laptopuri administrate centralizat, cu criptarea discului, actualizări automate și antivirus gestionat. Vedeți și măsurile obligatorii de securitate pentru laptopurile de muncă folosite acasă.
Autentificarea în doi pași (MFA) pe e-mail, pe VPN și în toate aplicațiile din cloud.
Fișiere în cloud, cu backup: documentele stau în OneDrive, SharePoint sau Google Drive, nu doar pe laptop, iar firma păstrează o copie separată, de exemplu prin Backup as a Service.
Acces sigur la aplicațiile de la sediu, prin VPN sau printr-o soluție care verifică identitatea și dispozitivul.
Suport de la distanță: tehnicianul se conectează la calculatorul angajatului, cu acordul lui, oriunde s-ar afla acesta. RezolvIT folosește pentru asta aplicația MspCoreX, iar la nevoie intervenim și la sediu.

Detalii despre cum lucrați de acasă cu aceleași aplicații ca la birou găsiți în articolul despre lucrul de acasă cu Microsoft 365.

Pregătiți-vă

Tehnologia pentru lucrul hibrid există și s-a maturizat: aplicații care aduc împreună echipele de la birou și pe cele de acasă, instrumente care organizează ziua de lucru și setări care protejează timpul liber. Întrebarea este dacă organizarea firmei și spațiile de lucru sunt pregătite să se adapteze la felul în care oamenii vor să lucreze, ca firma să profite de angajamentul și de productivitatea pe care le poate aduce un model hibrid bine pus la punct.

Pentru a afla cum vă poate ajuta Microsoft 365 să treceți la lucrul hibrid, contactați-ne sau cereți un Audit IT gratuit.

RezolvIT este o companie de Externalizare IT care susține companiile cu care lucrează, de la Securitate IT până la lucrul angajaților de la distanță.