Externalizare IT: cum se schimbă serviciile IT

Externalizarea IT s-a schimbat mult în ultimii ani: firmele nu mai caută doar pe cineva care repară calculatoare, ci un partener care răspunde de tot IT-ul, lucrează alături de echipa internă, se angajează la rezultate măsurabile și ține securitatea sub control. Am scris prima versiune a acestui articol în august 2021, în plină pandemie. Mai jos găsiți tendințele de atunci, verificate cu ce s-a întâmplat între timp.

Dacă vă interesează direct serviciul, citiți pagina noastră de Externalizare IT.

Pe scurt despre externalizarea IT în 2026

Firmele caută parteneriate pe termen lung, nu doar furnizori, de preferat cu un singur punct de contact pentru tot IT-ul.
Co-sourcing-ul, în care echipa externă lucrează alături de IT-ul intern, a devenit un model obișnuit.
IMM-urile, inclusiv firmele cu mai puțin de 10 angajați, externalizează tot mai des IT-ul.
Backsourcing-ul, adică readucerea IT-ului în firmă, rămâne o opțiune, dar cere oameni și investiții pe care puține firme mici și mijlocii și le permit.
Contractele se leagă de rezultate măsurabile: timpi de reacție, disponibilitatea sistemelor, rapoarte lunare.
Europa Centrală și de Est, inclusiv România, a rămas o destinație importantă pentru externalizarea IT.
Automatizarea, monitorizarea de la distanță și inteligența artificială au schimbat felul în care se livrează serviciile.
Securitatea și continuitatea activității (NIS2, backup, plan de răspuns la incidente) sunt în centrul oricărui contract.

Ce întrebări își pun firmele despre externalizarea IT?

În 2021, antreprenorii și liderii IT se întrebau:

Ce s-a schimbat în externalizarea IT odată cu pandemia?
A devenit piața mai imprevizibilă?
În ce măsură au preluat automatizarea și serviciile cloud controlul asupra industriei?
Mai este înțelept să externalizăm IT-ul sau nu?
Și, mai important: sunt practicile actuale de externalizare suficiente, acum că pandemia a afectat toate aspectele afacerii?

Externalizare IT: vreau detalii →

Aceste întrebări îi frământau de ceva timp pe antreprenori, iar pandemia, care adusese totul în impas, le-a făcut și mai apăsătoare. Orice lider IT sau organizație care externalizează IT-ul sau intenționează să o facă (fie că angajează personal la distanță, lucrează cu echipe dedicate sau dezvoltă produse) trebuie să și le pună.

Am căutat atunci răspunsuri în rapoartele de piață. Un raport realizat de Global Industry Analysts previziona că piața de externalizare IT va depăși pragul de 220 de miliarde de dolari încă din 2020. Prognoza ne liniștea în privința pieței, dar nu spunea care sunt cele mai bune practici de externalizare după pandemie.

La ultima întrebare, cea mai simplă, răspunsul nostru de azi este „da” pentru majoritatea firmelor mici și mijlocii: un furnizor de servicii IT gestionate oferă o echipă întreagă (suport pentru utilizatori, rețea, securitate, backup) pentru un cost lunar fix, de obicei mai mic decât al unui departament IT intern complet. Iată cum s-au schimbat practicile de externalizare IT și ce contează acum.

Cum se schimbă externalizarea IT? Tendințele principale

1. Parteneriatele au înlocuit simplii furnizori

Companiile s-au îndreptat către transformarea digitală, iar externalizarea IT a urmat același drum: de la lanțul valoric tradițional la o rețea de parteneri, mai flexibilă și mai ușor de scalat.

Rețelele de parteneriate sunt conexiunile pe care le construiți pentru a crea valoare pentru compania dvs. sau pentru procesele sale. În externalizarea IT, asta înseamnă relații cu companii de dezvoltare software, de marketing digital sau contracte importante cu furnizori de servicii IT, care adaugă valoare serviciilor externalizate.

Există mai multe tipuri de rețele de relații:

rețeaua de parteneri, în care două sau mai multe firme se reunesc pentru a folosi împreună servicii externalizate și a economisi costuri;
rețeaua de furnizori de servicii, în care mai mulți furnizori de servicii IT se reunesc pentru a face față cerințelor complexe;
o singură firmă care lucrează cu specialiști de la mai mulți furnizori, pentru rezultate mai bune.

În 2021, multe companii care externalizau de mult timp contabilitatea, marketingul sau dezvoltarea web voiau să încerce abordarea cu mai mulți furnizori și pentru IT: arhitectura IT, serviciile cloud, dezvoltarea și securitatea de la companii diferite, ca să obțină ce e mai bun de la fiecare.

Prețul acestei abordări este coordonarea: când apare o problemă, furnizorii își pot pasa responsabilitatea unul altuia. De aceea, tot mai multe firme mici și mijlocii preferă un singur punct de contact pentru tot IT-ul, care coordonează la nevoie și ceilalți furnizori. Am explicat modelul în articolul despre serviciile IT SPOC și ce înseamnă ele.

2. Co-sourcing-ul: echipa externă lucrează alături de IT-ul intern

Externalizarea IT este o piață centrată pe cumpărător. Cumpărătorul (compania care solicită servicii de externalizare IT) își descrie cerințele într-o cerere de ofertă. Vânzătorul (compania de externalizare) consideră că poate îndeplini cerințele și depune o ofertă. Prețul, durata, echipa, tehnologia și competențele sunt propuse în funcție de cerințele cumpărătorului.

Încă din 2021 era însă clar că accentul se mută de la simpla reducere a costurilor la reducerea riscurilor asociate externalizării. Așa a apărut o abordare care urmărește să creeze valoare pentru ambele părți, furnizorul și clientul: co-sourcing-ul.

Ce este co-sourcing-ul?

Este o abordare în care o companie lucrează cu o echipă externă care acționează ca propria echipă internă. Echipa internă și cea externă lucrează împreună, cot la cot, pentru a crea valoare: împart riscurile, se confruntă împreună cu problemele și găsesc soluții rapide.

Motivând ambele părți, co-sourcing-ul îmbunătățește rezultatele externalizării. Chiar și în timpul crizelor sau când volumul de muncă crește brusc, activitatea nu este împiedicată, pentru că ambele echipe se concentrează pe rezultatul colaborării, nu doar pe bifarea sarcinilor din contract.

Co-sourcing-ul s-a răspândit mai ales în firmele care au deja un om sau o echipă de IT. Furnizorul preia monitorizarea, securitatea, backupul și suportul pentru utilizatori, iar echipa internă se ocupă de proiectele firmei. Așa lucrăm și noi alături de IT-ul clienților: îl înlocuim pe omul de IT în concedii, iar în filialele din România ale multinaționalelor lucrăm alături de IT-ul grupului.

Accentul se pune pe livrarea unui serviciu care aduce profit pentru ambele părți.

3. IMM-urile externalizează tot mai des IT-ul

Transformarea digitală, care alimentează externalizarea IT, a fost susținută mult timp mai ales de companiile mari. Numărul tot mai mare de firme mici și de startupuri a adus însă și din această parte o cerere tot mai mare pentru companiile de externalizare.

Întreprinderile mici externalizează pentru a reduce costurile, pentru a se concentra pe activitatea de bază, pentru a rezolva lipsa de oameni și pentru a obține o calitate mai bună.

Un studiu realizat de Clutch arăta că peste 37% dintre întreprinderile mici își externalizaseră procese de afaceri în 2018, pentru eficiență și pentru acces la specialiști.

La fel și startupurile: în 2021, economia startupurilor depășea 2.800 de miliarde de dolari, iar tot mai mulți antreprenori renunțau la jobul de la 9 la 5 ca să-și pornească propria afacere. Pentru un startup, finanțarea e greu de ținut sub control, iar o echipă tehnică angajată cu normă întreagă costă mult. De aceea, multe aleg o echipă la distanță sau un furnizor dedicat, mai ales când vor să-și lanseze rapid produsul.

Pentru o firmă cu 5–10 angajați, un om de IT cu normă întreagă este rareori justificat, deși nevoile sunt aceleași ca la o firmă mare: e-mail, backup, securitate, laptopuri pregătite pentru angajații noi. Iar digitalizarea a devenit, în parte, obligatorie: din 2024, facturile dintre firme se transmit prin RO e-Factura. Despre ce înseamnă asta în practică am scris pe pagina dedicată IT-ului pentru firmele cu până la 10 angajați.

Backup as a Service: vreau detalii →

4. Backsourcing-ul rămâne o excepție

Pentru multe companii, un plan de externalizare se încheia cu backsourcing. Ce înseamnă, de fapt?

Backsourcing-ul este procesul prin care organizațiile readuc activitățile externalizate înapoi la echipele interne. Multe companii, în special startupuri, credeau că, după ce externalizează dezvoltarea produsului în etapele inițiale, vor angaja o echipă internă odată ce afacerea va câștiga tracțiune.

În 2021, sondajul „Outsourcing in 2021” arăta că 61% dintre companii și 57% dintre furnizorii de servicii de externalizare considerau că backsourcing-ul va fi mai puțin important în acel an. Pandemia a împins totuși unele companii să repatrieze temporar anumite servicii, pentru a acoperi golurile și a-și asigura continuitatea activității.

Reversibilitatea în externalizare este posibilă doar dacă firma își organizează funcțiile modular, ceea ce cere capital și capacitate tehnică. Backsourcing-ul nu a dispărut: unele firme mari readuc în casă funcțiile pe care le consideră strategice. Pentru firmele mici și mijlocii, însă, a construi și a păstra o echipă IT completă rămâne scump și greu, într-o piață în care specialiștii sunt foarte căutați.

Important este ca un contract de externalizare să permită oricând o ieșire curată, cu documentația predată și accesele transferate. La RezolvIT, contractul nu are durată minimă și are un preaviz de 30 de zile, iar la preluarea de la alt furnizor facem un plan scris în maximum 24 de ore, cu preluarea acceselor și a documentației și schimbarea parolelor.

5. Contracte bazate pe rezultate: SLA și rapoarte lunare

O altă schimbare anunțată în 2021 privea baza pe care se încheie contractele de externalizare IT. În locul contractelor tradiționale, bazate pe proiect, tehnologie, preț sau timp, contractele se leagă tot mai des de rezultate.

Companiile devin tot mai atente la riscuri, așa că preferă contracte bazate pe rezultate, nu doar pe activități. Acest tip de externalizare reduce riscurile pentru client și îl motivează pe furnizor. Un raport GSA citat atunci arăta că 92% dintre companiile care externalizau dezvoltarea software în India sau în alte economii emergente înțeleseseră importanța contractelor bazate pe rezultate.

Pentru serviciile IT gestionate, rezultatele se măsoară concret: timpii de reacție scriși în contract (SLA), disponibilitatea sistemelor, incidentele rezolvate și un raport lunar. La RezolvIT, de pildă, răspundem la telefon în maximum 15 minute, intervenim de la distanță în maximum o oră și la sediu în 2 – 4 ore, în funcție de abonament, iar clienții primesc un raport lunar.

Forma cea mai simplă este abonamentul lunar fix, care vă spune dinainte cât costă IT-ul. Vedeți Abonamente IT.

6. România, pe harta externalizării IT

India a rămas mult timp în fruntea destinațiilor de externalizare IT, iar companiile au avut încredere în ea pentru avantajele de cost. În 2017, exportul de servicii IT al Indiei și al Chinei ajungea la aproximativ 150 de miliarde de dolari. India avea atunci în jur de 2,75 milioane de programatori, iar China, 7 milioane. Între timp, aceleași avantaje sunt oferite de multe alte țări.

Pandemia a grăbit schimbarea: cu multe țări în carantină, firmele care își externalizaseră activitatea departe au avut probleme cu continuitatea și s-au uitat spre furnizori mai apropiați, din țări mai puțin afectate.

Pentru companiile europene, Europa Centrală și de Est, inclusiv România și Polonia, a devenit o alternativă importantă: același fus orar sau unul apropiat, aceeași legislație europeană (GDPR, NIS2) și specialiști care vorbesc limbi străine. În 2020, România avea peste 120.000 de dezvoltatori de software. Despre avantajele externalizării în România am scris și în engleză: why to outsource IT services in Romania.

Când concurența crește, furnizorii din fiecare țară încearcă să obțină un avantaj, fie printr-o calitate mai bună, fie prin prețuri mai bune sau alte beneficii, iar companiile care caută servicii IT câștigă de pe urma acestei concurențe. Pentru filialele multinaționalelor contează și limba: echipa RezolvIT oferă suport în română, engleză, germană, franceză și spaniolă.

7. Automatizare, monitorizare și inteligență artificială

În 2021 anticipam că modelul de externalizare bazat pe servicii oferite de oameni și susținute de instrumente se va transforma într-unul în care serviciile sunt oferite de instrumente digitale, iar oamenii le coordonează.

Previziunea s-a confirmat în bună parte. Serviciile IT gestionate se bazează azi pe platforme de monitorizare și administrare de la distanță, care instalează actualizările, verifică backupurile și semnalează problemele înainte ca utilizatorii să le observe. La RezolvIT, asistența de la distanță se face prin aplicația MspCoreX.

Automatizarea proceselor, roboții software și învățarea automată au devenit obișnuite, iar din 2023 inteligența artificială generativă a intrat și ea în instrumentele de lucru: asistenți care rezumă tichetele, scriu scripturi sau răspund la întrebările simple. Rolul oamenilor nu s-a limitat însă la controlul instrumentelor: problemele complicate, deciziile și relația cu clienții rămân ale lor.

Virtualizarea și cloudul le permit furnizorilor să folosească o infrastructură IT standardizată, ușor de administrat. Am explicat diferența în articolul despre virtualizare și cloud computing.

Managed cloud: vreau detalii →

8. Securitatea și continuitatea activității, în centrul contractului

În pandemie, cu angajații lucrând de acasă, firmele și-au revizuit contractele de externalizare: VPN, securitatea proiectelor, indicatori pentru lucrul de acasă. Lecțiile au rămas valabile, iar securitatea a devenit și obligație legală: NIS2, transpusă în România prin OUG 155/2024, cere firmelor din sectoarele vizate să își gestioneze riscurile de securitate cibernetică, inclusiv pe cele venite de la furnizori.

Abordările pe care le recomandam în 2021 pentru a ieși mai puternici după pandemie sunt valabile și azi:

Folosiți instrumente de monitorizare în timp real, ca să știți ce face furnizorul și să urmăriți fiecare indicator de performanță.
Includeți strategii de recuperare în caz de dezastru (disaster recovery) în contractul de externalizare.
Automatizați activitățile repetitive, ca să depindeți mai puțin de capacitatea umană.
Puneți accent pe procesele de business critice și realocați resursele pentru proiectele prioritare.
Tratați cu seriozitate securitatea informațiilor și protecția infrastructurii IT, inclusiv printr-un plan de răspuns la incidente.
Luați în considerare migrarea în cloud acolo unde aduce un avantaj real.

Ce verificați înainte să externalizați IT-ul?

Înainte să alegeți un furnizor, cereți răspunsuri clare la câteva întrebări:

Cine răspunde și în cât timp? Timpii de reacție trebuie scriși în contract.
Ce include abonamentul și ce se plătește separat?
Are contractul o durată minimă? Ce preaviz are?
Cum se face preluarea de la furnizorul actual și cum se predau, la final, documentația, accesele și parolele?
Ce certificări are furnizorul (de pildă ISO 9001:2015 și ISO/IEC 27001) și cum sunt protejate datele firmei?
Primiți rapoarte periodice despre ce s-a lucrat?
Poate veni furnizorul la sediu, nu doar să lucreze de la distanță?

RezolvIT lucrează din 2005 cu peste 200 de companii-client, este certificată ISO 9001:2015 și ISO/IEC 27001 și intervine la sediu în București și în toată țara. Prețul exact al serviciilor rezultă dintr-un Audit IT gratuit.

RezolvIT este o companie de outsourcing IT care își susține cu succes clienții, fie că ne referim la securizarea infrastructurii, fie la lucrul de acasă al angajaților. Toate detaliile despre serviciu le găsiți pe pagina de Externalizare IT.