5 recomandări IT pentru reluarea activității în birouri și spații de lucru, după pandemia de COVID-19

Am publicat aceste recomandări în iunie 2020, când firmele se pregăteau să se întoarcă la birou în plină pandemie de COVID-19. Pandemia a trecut, dar o parte din schimbările aduse de ea au rămas: lucrul hibrid, între birou și acasă, e obișnuit în multe firme, iar documentele, semnăturile și ședințele s-au mutat în mare parte online. Mai jos găsiți cele cinci recomandări, actualizate pentru 2026.

Ce s-a schimbat față de 2020?

Pandemia a forțat companiile și angajații să regândească felul în care lucrează. A devenit vizibil și felul în care angajații și companiile se implică în bunăstarea reciprocă: companiile au nevoie de oameni, iar oamenii au nevoie de companii.

În 2020, unele companii, precum Twitter, anunțau lucrul de acasă pe termen nedefinit, iar majoritatea își rescriau regulamentele interne: lucru în ture sau în echipe alternative, măsuri suplimentare de curățenie și igienă, spații deschise reorganizate. Între timp, cele mai multe firme au ajuns la un echilibru: câteva zile la birou, câteva de acasă. Despre acest mod de lucru am scris și în articolul Este mediul de lucru hibrid noua normalitate?

IT-ul a rămas coloana vertebrală a oricărei afaceri. Este partea din companie care susține toate departamentele și care poate face o afacere mai competitivă sau mai puțin competitivă, în funcție de soluțiile alese. Lucrul hibrid cere ca aceleași date și aplicații să funcționeze la fel de bine, și la fel de sigur, la birou și acasă.

Cele 5 recomandări IT pentru birou și lucrul hibrid

1. Reorganizarea infrastructurii IT pentru accesul hibrid

Modul de lucru hibrid, atât de la birou, cât și de acasă sau din alte locații, a devenit standardul în multe firme. Infrastructura IT trebuie gândită astfel încât datele și aplicațiile să fie accesibile de oriunde, cu același mod de lucru pentru toți și cu proceduri de securitate care îi ajută pe angajați să recunoască și să raporteze amenințările.

În practică, asta înseamnă:

• autentificare în doi pași pe e-mail, pe documentele din cloud și pe VPN;
• acces la serverele firmei doar prin VPN, nu prin porturi deschise spre internet;
• laptopuri administrate centralizat: actualizări automate, criptarea discului, antivirus;
• copii de siguranță pentru datele din calculatoare și din cloud, de exemplu cu Backup as a Service.

Mai multe despre echipamentele folosite acasă găsiți în articolul despre măsurile de securitate obligatorii pentru laptopurile de muncă folosite acasă.

2. Digitalizarea și automatizarea proceselor care implică documente

Până în 2020, companiile începuseră timid digitalizarea: facturi trimise pe e-mail, documente păstrate în arhivele de e-mail (o metodă ineficientă, dar folosită) sau intraneturi pentru toată compania. În pandemie, printarea documentelor a fost descurajată și ca să se reducă contactul fizic dintre departamente.

Între timp, digitalizarea a devenit, în parte, obligatorie: în România, facturile dintre firme se transmit din 2024 prin sistemul național RO e-Factura. Soluțiile de management al documentelor, de scanare și arhivare electronică, de semnătură electronică și de criptare nu mai sunt doar un avantaj de business, ci modul normal de lucru, pe care îl așteaptă și partenerii.

3. Instruirea angajaților pentru utilizarea IT-ului

Compania cu angajații cei mai pregătiți să lucreze cu programe și platforme de lucru colaborativ are un avantaj competitiv. Dacă angajații înțeleg cum sunt organizate informațiile în companie și cum le pot accesa, eficiența crește.

Instruirea include acum și securitatea, pentru că multe atacuri încep cu un e-mail înșelător, nu cu o breșă tehnică. Un angajat care știe cum verifică dacă un e-mail este spam oprește multe atacuri înainte să înceapă.

Companiile care oferă servicii IT pot furniza Helpdesk pentru angajați, de la informații despre procedurile și procesele IT până la stații de lucru care funcționează în parametri.

4. Ședințe și întâlniri prin videoconferință

Videoconferințele au rămas și după pandemie. Ședințele online sunt adesea mai scurte, iar participanții se pot întoarce repede la activitatea în care erau implicați. Microsoft Teams, Zoom sau Google Meet sunt folosite zilnic, iar sălile de ședință se echipează pentru întâlniri hibride: o cameră care cuprinde toată sala, microfoane bune și un ecran mare, ca participanții de acasă să audă și să vadă la fel de bine ca cei din sală.

Pentru Teams, am adunat câteva sfaturi de productivitate și colaborare în Microsoft Teams.

5. Soluții de monitorizare și control al accesului

O altă provocare este restricționarea accesului persoanelor neautorizate în spațiul de lucru. Uneori ajunge un interfon video sau o cartelă de intrare, alteori e nevoie de un sistem complet de control al accesului, cu evidența vizitatorilor. În 2020 se discuta chiar despre recunoaștere facială și măsurarea temperaturii la intrare.

Orice soluție trebuie să țină seama de GDPR și de legislația în vigoare. Imaginile video sunt date personale, iar datele biometrice folosite pentru identificare (amprentă, recunoaștere facială) fac parte dintr-o categorie specială, care se poate prelucra doar în condițiile stricte din articolul 9 al GDPR.

Controlul accesului înseamnă și accesul la date: o rețea wireless separată pentru vizitatori (vedeți cum se securizează rețeaua wireless de la birou), drepturi doar pentru cine are nevoie de ele și conturi închise imediat ce cineva pleacă din firmă.

RezolvIT pregătește calculatoarele și conturile angajaților noi și închide accesele celor care pleacă. Dacă vreți să știți ce trebuie schimbat în firma dvs. pentru lucrul hibrid, cereți un Audit IT gratuit.