V-ați întrebat vreodată cum funcționează email-ul?

Emailul este indispensabil pentru orice companie, la ora actuală. Acesta este probabil mijlocul cel mai utilizat pentru comunicarea cu partenerii sau cu echipa.

Dar v-ați întrebat vreodată cum funcționează emailul?

Să-ncepem ca la școală. Email înseamnă electronic mail, adică poștă electronică.

Principalele protocoale de primire a emailurilor sunt IMAP și POP, iar SMTP este protocolul pentru trimitere. Microsoft Exchange folosește un protocol propriu, numit MAPI, pentru sincronizarea mesajelor cu dispozitivele.

Protocolul IMAP:

Protocolul IMAP, sau Internet Message Access Protocol, vă permite să citiți mesajele trimise către dumneavoastră direct de pe server. Ba mai mult, acesta se sincronizează în timp real cu serverul.

Dacă, de exemplu, ștergeți un email din Inbox, acesta va dispărea automat și de pe serverul de email. La fel, dacă un email este citit pe un dispozitiv, acesta va apărea ca fiind citit pe toate dispozitivele unde există adresa configurată.

Protocolul POP:

POP, sau Post Office Protocol, este un alt protocol de primire a emailurilor. Diferența majoră, în comparație cu IMAP, este că acesta descarcă local, pe dispozitivul dumneavoastră, toate mesajele, iar apoi șterge de pe server ce a descărcat (dacă aplicația nu e setată să păstreze o copie pe server). Ba mai mult, mesajele trimise sunt salvate doar pe dispozitivul de unde au fost expediate, nu și pe server.

Dacă marcați ca fiind citit un email pe un dispozitiv ce are contul configurat POP, acesta va apărea în continuare ca necitit pe celelalte dispozitive care au apucat să-l descarce.

Protocolul MAPI:

MAPI, sau Messaging Application Programming Interface, este protocolul folosit de către serverele Microsoft Exchange pentru recepționarea și trimiterea de emailuri.

Acesta se comportă similar cu protocolul IMAP, mesajele sincronizându-se total cu serverul.

În plus, prin MAPI se sincronizează și lista de contacte și calendarul. În Microsoft 365 (Exchange Online), Outlook se conectează la server prin varianta modernă a protocolului, MAPI over HTTP.

Protocolul SMTP:

SMTP, sau Simple Mail Transfer Protocol, este protocolul utilizat pentru trimiterea emailurilor între serverul sursă și cel destinație.

Există un protocol suplimentar SMTP, denumit SUBMISSION, ce se folosește doar pentru autentificarea dispozitivelor pe serverul sursă, la trimiterea mesajelor (de regulă, pe portul 587).

Bine, bine, dar cum funcționează emailul?

Cum funcționează emailul

Mesajul trimis de către dumneavoastră este transmis prin serviciul SMTP SUBMISSION. Acesta, la rândul lui, accesează serverul DNS, care este responsabil cu „identificarea serverului destinație”. Ulterior, după această identificare, mesajul este transmis de către serviciul SMTP către serverul destinație.

Mai departe, mesajul este transmis de către protocolul de primire IMAP și poate fi citit de către utilizator.

O schemă simplă:

V-am amețit?

Un server de email este un calculator fizic sau virtual care rulează protocoalele de primire și trimitere emailuri.

Serviciul DNS este protocolul care se ocupă de descoperirea serverului destinație, pentru a ajuta protocolul SMTP să transmită mesajul mai departe.

Bine, bine, dar cum funcționează emailul?

Înainte de toate, utilizatorul completează adresa destinație, subiectul și corpul mesajului, după care apasă butonul Send. Ulterior, mesajul ajunge la protocolul SMTP, prin intermediul MTA (Mail Transfer Agent).

Protocolul SMTP apelează serverul DNS, care efectuează o interogare, pentru a afla MTA-ul serverului destinație. Acest lucru este setat în zona DNS sub numele de înregistrare MX (Mail Exchanger).

După ce se „rezolvă adresa destinație”, mesajul se întoarce la protocolul SMTP, care îl transmite mai departe către serverul destinație.

Majoritatea serverelor, la primirea unui mesaj din exterior pe protocolul SMTP, trec mesajul respectiv prin mai multe filtre interne, antivirus și antispam, înainte de a-l livra în căsuța destinatarului.

În cazul în care serverul identifică un virus sau conținut considerat SPAM, mesajul este respins sau carantinat și se returnează o eroare către expeditor.

În final, mesajul scanat este transferat de către serverul destinație, iar destinatarul final descarcă mesajul pe dispozitiv prin protocolul IMAP sau POP.

Ce este mai potrivit pentru o firmă: IMAP, POP sau Exchange?

Pentru o firmă, varianta potrivită este aproape mereu IMAP sau, mai bine, Exchange (de pildă prin Microsoft 365), pentru că mesajele rămân pe server și arată la fel pe calculator, pe laptop și pe telefon. POP se mai potrivește doar unei căsuțe citite de pe un singur dispozitiv, iar mesajele descărcate astfel se pierd odată cu calculatorul, dacă nu au backup.

Exchange adaugă calendarul și contactele comune, utile într-o echipă. În plus, din octombrie 2022, Microsoft 365 nu mai acceptă conectarea prin POP sau IMAP doar cu numele de utilizator și parola (Basic Authentication): aplicațiile de email trebuie să folosească autentificarea modernă. Comparația completă e în articolul POP3, IMAP sau Exchange: ce protocol de mail e potrivit pentru firmă.

Ce sunt SPF, DKIM și DMARC?

SPF, DKIM și DMARC sunt înregistrări DNS care le arată serverelor destinație că un mesaj chiar vine de la domeniul firmei și nu de la cineva care se dă drept ea.

• SPF spune ce servere au voie să trimită emailuri în numele domeniului.
• DKIM adaugă fiecărui mesaj o semnătură digitală, verificată de serverul destinație.
• DMARC spune ce face serverul destinație cu mesajele care nu trec verificările (le lasă să treacă, le mută în spam sau le respinge) și îi trimite firmei rapoarte.

Din februarie 2024, Gmail le cere tuturor expeditorilor SPF sau DKIM, iar celor care trimit peste 5.000 de mesaje pe zi, toate trei. Din mai 2025, Microsoft cere același lucru expeditorilor mari către Outlook.com și Hotmail. Pentru o firmă, o configurare corectă înseamnă mai puține mesaje legitime ajunse în spam și mai puține emailuri false trimise în numele ei. Cum recunoașteți un mesaj fals vedeți în articolul despre cum verificați dacă un e-mail este spam.

RezolvIT este o companie de outsourcing IT care pune mare preț pe respectarea normelor de securitate și folosește soluții inovative pentru a întări securitatea companiilor cu care colaborează.