Câteva reguli simple de eticheta pentru lucrul cu emailul care te vor ajuta sa ieși bine din multe situații

Indiferent de domeniul de activitate, o bună parte din comunicarea dintre companii se desfășoară pe email. Fie că se trimit facturi, se plasează comenzi sau se discută intern cu colegii, serviciul de mail este aproape nelipsit.

În acest articol o să vă prezentăm câteva reguli simple despre lucrul cu emailul.

Completarea subiectului

Nu trimiteți mailuri fără subiect, sau riscați ca mesajul să fie livrat la destinație direct în folderul Spam. De asemenea, nu introduceți întreg conținutul mesajului în subiect. Acest câmp ar trebui să conțină ideea principală a emailului.

Persoanele care lucrează cu un volum mare de emailuri au tendința de a amâna citirea mailurilor fără subiect sau cu subiecte irelevante.

Nu uitați de formulele de salut

Orice email ar trebui să înceapă cu o formulă de salut și să se termine la fel. Tratați acest tip de comunicare ca și cum persoana căreia îi scrieți se află în fața dumneavoastră. Arătați-i respect.

Formatați emailul într-un mod lizibil

Dacă scrieți un email mai lung, nu uitați să-l spargeți în paragrafe. Nimic nu este mai neplăcut decât să-i obligați pe cei care primesc mesajul dumneavoastră să citească blocuri mari de text.

Structurarea corectă a emailului ajută interlocutorul să înțeleagă mai ușor și mai rapid mesajul.

Nu scrieți doar cu majuscule

MAILURILE SCRISE CU CAPS LOCK IRITĂ CITITORII!!!!

Nu scrieți mesajele doar cu majuscule, dacă nu doriți să fiți ignorați. Persoana care primește emailul dumneavoastră se va simți cel mai probabil agasată sau amenințată și nu cred că vă doriți acest lucru.

Nu folosiți emoticoane sau emoji în emailuri formale

O altă greșeală pe care am observat-o frecvent este folosirea de emoticoane sau emoji în mailurile formale. Puteți face acest lucru doar când scrieți mesaje amicale persoanelor pe care le cunoașteți deja.

Aveți grijă la gramatică

Niște „i” puși în minus sau cratimele lipsă știrbesc foarte mult din autoritatea mesajului transmis și vă pun într-o lumină proastă. Ar trebui să recitiți mailul înainte de a-l trimite, pentru a vă asigura că acesta este scris corect.

Nu scrieți emailuri la nervi

Evitați sub orice formă să scrieți emailuri atunci când sunteți nervoși, pentru că riscați să transmiteți mesajul într-o formă tensionată. Indiferent care este scopul mesajului, este nevoie să lăsați impresia că sunteți rezonabil, nu irascibil.

Răspundeți prompt la mailurile care nu implică luarea deciziilor

Dacă vă ia un minut să răspundeți unui mail, nu amânați. O astfel de ezitare vă poate costa mult mai mult timp, mai târziu.

Ce alte reguli de etichetă contează în 2026?

Pe lângă ton și formă, astăzi contează la fel de mult cui îi scrieți, ce atașați și cât de sigur este mesajul:

• Folosiți corect câmpurile To, Cc și Bcc. Destinatarul principal stă în To, iar în Cc puneți doar persoanele care trebuie să fie informate. Când scrieți mai multor persoane din afara firmei care nu se cunosc între ele, folosiți Bcc: adresele de email sunt date personale, iar expunerea lor poate încălca GDPR.
• Nu abuzați de „Reply all” (Răspundeți tuturor). Răspundeți tuturor doar dacă informația îi privește pe toți destinatarii.
• Trimiteți linkuri în loc de atașamente mari. Fișierele mari se partajează prin OneDrive, SharePoint sau Google Drive, cu acces doar pentru destinatari. Vedeți și cum transferăm fișiere mari pe internet.
• Folosiți o semnătură completă și unitară: nume, funcție, firmă, telefon și site, la fel pentru toți colegii. Despre semnăturile gestionate centralizat am scris în articolul despre marketingul prin semnătura de email în Microsoft 365.
• Setați răspunsul automat când lipsiți, cu data la care reveniți și persoana care vă înlocuiește.
• Recitiți și textele scrise cu ajutorul inteligenței artificiale. Asistenți precum Copilot sau Gemini vă ajută să redactați mai repede, dar răspunderea pentru ton, cifre și nume rămâne a dumneavoastră.

Cum vă asigurați că emailul nu ajunge în Spam?

Pe lângă un subiect clar, contează mai ales cum este configurat domeniul firmei: înregistrările SPF, DKIM și DMARC dovedesc serverelor care primesc mesajul că acesta vine chiar de la dumneavoastră. Din februarie 2024, Gmail și Yahoo cer aceste setări, mai ales expeditorilor care trimit volume mari de mesaje. Evitați și subiectele scrise doar cu majuscule, cu multe semne de exclamare sau cu formulări de reclamă, pe care filtrele anti-spam le penalizează.

Ce faceți când un email pare să vină de la un partener, dar nu este?

Dacă un email vă cere urgent o plată, schimbarea contului bancar al unui furnizor sau date de autentificare, verificați cererea la telefon, la un număr pe care îl aveți deja, nu la cel din mesaj. Atacatorii imită tot mai bine stilul partenerilor și al colegilor. Vedeți cum verificați dacă un email este spam și 3 reguli simple de securitate pentru lucrul cu emailul.

RezolvIT este o companie de Externalizare IT care pune mare preț pe respectarea normelor de securitate și folosește soluții inovative pentru a întări securitatea companiilor cu care colaborează.