Cum sporești securitatea datelor din cadrul companiei tale?

Sporești securitatea datelor din compania ta în trei direcții: știi ce date ai și unde stau, limitezi cine are acces la ele și te asiguri că le poți recupera oricând. Concret, asta înseamnă programe licențiate și actualizate, autentificare în doi pași, criptare, copii de siguranță testate și acces doar pentru cine are nevoie de el.

Programele și aplicațiile online sunt folosite azi în toate domeniile de activitate. Ele facilitează contactul cu clienții și furnizorii, oferă acces la informații și instrumente de lucru, contribuie la buna organizare a activității și ajută la stocarea datelor.

Cu toate acestea, siguranța datelor este deseori periclitată de factori previzibili, dar nu întotdeauna controlabili.

Pericolul pierderii sau al furtului datelor este cu atât mai mare în domenii precum cel financiar-contabil, unde datele au caracter personal și sunt, de cele mai multe ori, confidențiale. Pierderea datelor într-un astfel de domeniu poate avea consecințe grave, care pot pune în dificultate funcționarea unei afaceri.

De ce este securitatea datelor prioritatea numărul 1 pentru compania ta?

Aplicațiile și platformele online ajută deseori la eficientizarea muncii. Activitățile se desfășoară mult mai rapid și aduc rezultate mai bune decât cu programele tradiționale. Există însă un risc care poate pune în pericol întreaga activitate: lipsa de securizare a datelor.

În domeniul financiar-contabil și nu numai, pierderea datelor, utilizarea lor neautorizată, furtul de către hackeri sau chiar de către angajați reprezintă amenințări serioase.

Securitatea datelor este și o obligație legală. Din mai 2018, GDPR cere oricărei firme care prelucrează date personale (ale clienților, ale angajaților) să le protejeze prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, iar o încălcare a securității lor se notifică la ANSPDCP în cel mult 72 de ore. Firmele din sectoarele acoperite de NIS2, transpusă în România prin OUG 155/2024, au în plus obligații de securitate cibernetică și de raportare a incidentelor la DNSC.

Riscul poate fi diminuat considerabil atunci când:

• eviți sau refuzi în totalitate utilizarea programelor fără licență;
• implementezi soluții IT de securizare a datelor;
• colaborezi cu firme specializate în protecția datelor;
• te asiguri că aplicațiile și furnizorii de cloud pe care îi folosești respectă standarde de securitate recunoscute, de pildă ISO/IEC 27001, și cerințele GDPR.

Indiferent de tipul de afacere pe care o deții, cea mai bună opțiune este externalizarea activităților care presupun:

• efectuarea regulată a copiilor de siguranță și testarea restaurării;
• consolidarea infrastructurii IT;
• planuri de recuperare în caz de dezastru;
• soluții de recuperare a datelor;
• monitorizarea platformelor și a aplicațiilor folosite, ca să nu se oprească;
• crearea de rețele private (VPN);
• protecția împotriva virușilor și a ransomware-ului;
• criptarea datelor.

Securizarea datelor trebuie să fie o prioritate în orice companie, mai ales în domeniul financiar-contabil, pentru că protejează și consolidează activitatea propriu-zisă. De acest factor depinde și credibilitatea unei afaceri.

Cum eviți pierderea datelor?

Metodele de securizare a datelor sunt mult mai avansate astăzi decât cele de acum câțiva ani. Deși oricine are acces la ele, companiile specializate în securitate IT au cunoștințele și experiența necesare pentru a le implementa, motiv pentru care externalizarea acestor servicii este mai simplă, mai puțin costisitoare și mai eficientă decât realizarea lor în firmă.

Cauzele pierderii datelor sunt diverse:

• defectarea imprevizibilă a platformelor sau a programelor;
• imposibilitatea recuperării datelor dintr-un backup;
• utilizarea de programe nelicențiate;
• atacurile cibernetice, în special ransomware-ul și phishingul;
• defectarea serverelor;
• pierderea accidentală, inclusiv a laptopurilor și a telefoanelor;
• copierea neautorizată;
• virusarea sistemelor;
• utilizarea sistemelor antivirus fără licență.

Toate acestea pot duce la pierderea definitivă a unor date și, în consecință, la deteriorarea relațiilor cu clienții, la reducerea profitului și chiar la situații de criză.

Situațiile neplăcute cauzate de pierderea datelor pot fi evitate cu ajutorul companiilor specializate în securizarea datelor, care au echipamentele, programele și celelalte resurse necesare pentru ca datele să fie criptate și protejate.

Ce poți face pentru a securiza datele companiei tale?

Dacă îți dorești să faci tot ce îți stă în putință pentru a securiza datele companiei, ia în considerare următorii pași:

1. Identifică informațiile cu caracter sensibil și impactul lor asupra activității companiei.
2. Păstrează-le pe cât mai puține dispozitive sau servere și dă acces la ele doar celor care chiar au nevoie.
3. Folosește criptarea: pe laptopuri (BitLocker pe Windows, FileVault pe Mac) și pe telefoane, mai ales că majoritatea aplicațiilor și a platformelor se pot accesa și de pe dispozitive mobile.
4. Asigură-te că site-urile și platformele pe care lucrezi folosesc HTTPS, adică un certificat TLS (numit adesea, încă, certificat SSL).
5. Activează autentificarea în doi pași pe toate site-urile și platformele care o permit, atât pentru angajați, cât și pentru utilizatorii externi.
6. Evită pachetele de cloud pentru uz personal. Optează pentru planurile business, cu opțiuni avansate de securitate, și adaugă backup pentru datele din aplicațiile SaaS, pentru că furnizorul de cloud nu îți garantează recuperarea datelor șterse din greșeală.
7. Impune parole lungi și unice pentru fiecare cont, păstrate într-un manager de parole (vezi regulile de bază pentru parole sigure). Ghidurile actuale, de pildă cele ale NIST, nu mai recomandă schimbarea periodică a parolelor, ci doar atunci când există semne că au fost compromise.
8. Gestionează accesul angajaților pe toată durata colaborării: drepturi doar pentru ce le trebuie, revizuite periodic, și conturi închise imediat ce cineva pleacă din firmă, mai ales dacă activitatea presupune acces la date financiar-contabile.

Pe lângă acești pași, ia în calcul serviciile de Securitate IT ale unei companii specializate în infrastructuri IT, soluții cloud, VPN și criptarea datelor.

RezolvIT este certificată ISO/IEC 27001, standardul internațional pentru securitatea informației, și lucrează din 2005 cu firme de toate dimensiunile. Dacă vrei să afli cât de bine îți sunt protejate datele, cere un Audit IT gratuit: echipa noastră îți stă cu plăcere la dispoziție.