Compania ta e pregătită să permită utilizatorilor să folosească echipamentele personale în interes de serviciu?

Compania ta e pregătită să permită folosirea echipamentelor personale în interes de serviciu doar dacă are trei lucruri: reguli scrise, acceptate de angajați, acces securizat la datele firmei și o soluție prin care datele firmei de pe dispozitivele personale pot fi protejate sau șterse, fără ca firma să intre în viața privată a angajaților.

Domeniul IT și tehnologia, în general, sunt foarte dinamice. Nu stau niciodată pe loc, iar lucrurile se pot schimba de la o săptămână la alta.

Telemunca a popularizat un trend numit de specialiști BYOD (bring your own device). Asta înseamnă că utilizatorii au posibilitatea de a folosi dispozitivele personale (de obicei laptopurile, calculatoarele și telefoanele mobile) pentru a-și desfășura activitatea de serviciu.

Întrucât infrastructurile firmelor sunt tot mai pregătite pentru lucrul de acasă sau de oriunde, iar tehnologiile cloud oferă tot felul de funcții de lucru colaborativ, BYOD nu mai este de multă vreme doar un moft. Cel mai des, BYOD înseamnă astăzi telefonul personal pe care angajatul își citește e-mailul de serviciu și intră în Teams.

Cum trebuie să se pregătească companiile pentru BYOD?

Companiile care vor să permită BYOD trebuie:

• să investească într-un firewall de tip UTM, care să permită configurarea conturilor VPN și să ofere funcții de securitate pentru întreaga infrastructură;
• să facă configurațiile necesare pentru ca serverele de fișiere și aplicații să fie accesibile prin tunelul VPN, cu autentificare în doi pași;
• să sporească securitatea întregii infrastructuri;
• să implementeze o politică solidă de backup, de pildă prin Backup as a Service;
• să folosească o soluție de administrare a dispozitivelor (MDM), de pildă Microsoft Intune, care verifică dacă un dispozitiv respectă regulile firmei înainte să-i permită accesul la date.

Pentru aplicațiile în cloud (Microsoft 365, Google Workspace), regula de bază este ca accesul să fie permis doar de pe dispozitivele care respectă cerințele firmei: sistem de operare actualizat, ecran blocat cu PIN sau parolă și criptarea datelor.

Ce trebuie să conțină o politică BYOD?

O politică BYOD bună este scurtă și clară și spune:

• ce dispozitive sunt acceptate și ce cerințe minime au: sistem de operare care încă primește actualizări de securitate, blocare cu PIN sau biometrie, criptare;
• la ce date și aplicații au acces dispozitivele personale și la ce nu;
• ce poate vedea și ce poate face firma pe dispozitiv: de regulă, doar datele și aplicațiile de serviciu, nu pozele, mesajele sau istoricul personal;
• ce se întâmplă când dispozitivul se pierde sau când angajatul pleacă din firmă: datele firmei se șterg de la distanță, iar conturile se închid;
• cine plătește eventualele costuri, de pildă abonamentul de telefon sau reparațiile.

Pentru că pe un dispozitiv personal există și date personale, politica trebuie să respecte GDPR, iar angajații trebuie să știe exact ce se monitorizează.

Cum se separă datele firmei de cele personale?

Datele firmei se separă de cele personale prin soluțiile de administrare a dispozitivelor:

• pe telefoane, profilul de serviciu (work profile) de pe Android și înrolarea utilizatorului (User Enrollment) de pe iPhone păstrează aplicațiile și datele firmei separat de cele personale;
• politicile de protecție a aplicațiilor împiedică, de pildă, copierea unui document din Outlook într-o aplicație personală;
• ștergerea selectivă elimină de la distanță doar datele firmei de pe un telefon pierdut sau de pe dispozitivul cuiva care a plecat;
• desktopurile virtuale (de pildă Windows 365 sau Azure Virtual Desktop) lasă datele pe serverele firmei: pe laptopul personal rulează doar fereastra de acces.

Ce verifici pe un dispozitiv personal înainte să-l folosești pentru firmă?

Înainte ca angajații să folosească dispozitivele personale în interesul firmei, merită făcută o intervenție amplă de mentenanță. Pe scurt, trebuie verificate următoarele:

• sistemul de operare: Windows 10, de pildă, nu mai primește actualizări de securitate gratuite din 14 octombrie 2025, așa că un laptop personal cu Windows 10 trece la Windows 11 sau nu are acces la datele firmei;
• scanarea de viruși și eliminarea amenințărilor găsite;
• mentenanța hardware;
• remedierea erorilor software;
• instalarea aplicațiilor necesare activității de zi cu zi;
• optimizarea stației de lucru, ca aplicațiile să poată rula cursiv;
• instalarea unei soluții de securitate administrate centralizat;
• o politică de backup pentru datele de serviciu de pe stațiile de lucru.

Iată de ce sunt necesare toate aceste verificări.

Un utilizator neexperimentat riscă să instaleze aplicații gratuite de pe internet, care pot fi infectate cu adware, spyware sau alte tipuri de malware. O devirusare serioasă se impune înainte de a accesa datele companiei de pe dispozitivul personal.

De obicei, laptopurile personale nu sunt inspectate și curățate din punct de vedere hardware, așa că se pot încălzi peste parametrii optimi. Se recomandă ca laptopurile și calculatoarele să fie curățate de praf și să li se înlocuiască pasta termoconductoare, pentru a preîntâmpina anumite probleme și pentru a le prelungi durata de viață. Detalii despre Service calculatoare.

Remedierea erorilor software face ca aplicațiile necesare activității de la birou să ruleze mai rapid. Nu de puține ori, utilizatorii nu dezinstalează complet aplicațiile care nu le mai sunt folositoare, iar acestea consumă inutil resurse.

După ce s-au efectuat operațiunile de mai sus, stația de lucru este pregătită pentru instalarea și rularea aplicațiilor necesare jobului. Se recomandă și o optimizare software, după instalarea tuturor aplicațiilor.

Întrucât se lucrează cu datele companiei, este absolut obligatoriu ca stațiile de lucru să fie protejate de o soluție de securitate, administrată și urmărită de echipa IT.

Implementarea unei politici solide de backup este și ea necesară, ca datele companiei să nu se piardă sau să fie compromise în vreun fel.

Când nu merită BYOD?

BYOD nu merită atunci când firma lucrează cu date foarte sensibile sau când un incident ar costa mai mult decât un laptop de serviciu. Pentru firmele care intră sub incidența Directivei NIS2 (în România, OUG 155/2024) sau care lucrează cu date medicale ori financiare, de cele mai multe ori este mai simplu și mai sigur ca echipamentele să fie ale firmei, administrate complet de echipa IT.

RezolvIT este o firmă de servicii IT gestionate din București, care oferă suport IT personalizat companiilor. Propunem și implementăm soluții tehnice atât pentru munca de la sediul firmei, cât și pentru lucrul de acasă, iar pentru angajații noi pregătim calculatoarele și conturile și închidem accesele celor care pleacă. Detalii despre Securitate IT; pornim de la un Audit IT gratuit.