Optimizarea imprimantei: cum reduceți costurile de printare

Ca să reduceți costurile de printare, alegeți imprimanta după câte pagini printați lunar și după costul pe pagină al consumabilelor, nu după prețul imprimantei: la un volum mare, cerneala sau tonerul ajung să coste mai mult decât aparatul.

Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care ni le adresează clienții noștri este „Ce imprimantă să folosesc pentru a avea costurile cât mai mici?”. Ceea ce puțini știu, iar băiatul de la magazinul de imprimante nu vrea să vă spună… :), este că atunci când alegeți o imprimantă trebuie să țineți cont de mai mult decât viteza de printare și costul de achiziție.

Dacă printați în jur de 200 de pagini în fiecare lună, consumabilele de care aveți nevoie într-un an pot costa mai mult decât ați dat pe imprimantă. Gândiți-vă ce se întâmplă la 2.000 de pagini pe lună.

Ce imprimantă v-ar ajuta să economisiți bani?

Elementele de care trebuie să țineți cont sunt:

• Câte pagini printați în fiecare lună?
• Care e raportul dintre printurile alb-negru și cele color?
• Câte persoane au nevoie să printeze în compania dumneavoastră?

Pentru a vă putea face o idee cu privire la variațiile costurilor, am încercat să rezumăm situațiile în care vă puteți afla. Mai jos găsiți și cum calculați singuri costul pe pagină.

Companiile mici – până în 500 de pagini printate pe lună, atât alb-negru, cât și color: soluția optimă este o imprimantă cu jet de cerneală. Nu recomandăm reîncărcarea cartușelor inkjet decât dacă sunt folosite zilnic. Altfel, există riscul să se usuce. Între timp au apărut și imprimantele cu rezervoare de cerneală (de pildă Epson EcoTank, Canon MegaTank sau HP Smart Tank): costă mai mult la achiziție, dar costul pe pagină este mult mai mic decât la cartușe.

Între 500 și 2.000 de pagini printate pe lună, preponderent alb-negru, recomandăm două imprimante: una laser pentru printurile alb-negru și una inkjet pentru printurile color. Când alegeți imprimanta laser, verificați înainte cât costă tonerul și câte pagini printează. Pentru imprimantele laser alb-negru, recomandăm și imprimante recondiționate, datorită costurilor mici de achiziție și de reîncărcare a consumabilelor.

Pentru companiile care printează peste 1.000 de pagini color pe lună, recomandăm o imprimantă laser color. Costul consumabilelor este mult mai avantajos decât la o imprimantă inkjet la acest volum de printuri. Și în această situație recomandăm să existe o imprimantă dedicată printurilor color și una pentru printurile alb-negru.

Tot pentru a reduce costurile, dacă aveți cel puțin 10 angajați care au nevoie să folosească imprimanta, este mult mai eficient și mai puțin costisitor să achiziționați o imprimantă sau o multifuncțională de rețea.

Atenție: unii producători blochează, prin actualizări de firmware, cartușele care nu sunt originale. Înainte să cumpărați o imprimantă pentru a o folosi cu consumabile compatibile sau reîncărcate, verificați dacă le acceptă.

Cum calculați costul pe pagină?

Împărțiți prețul cartușului sau al tonerului la numărul de pagini declarat de producător (randamentul). Producătorii măsoară randamentul după standarde ISO (ISO/IEC 19752 pentru laser alb-negru, ISO/IEC 19798 pentru laser color, ISO/IEC 24711 pentru inkjet), așa că îl puteți compara de la un model la altul. La printurile color, adunați costul pe pagină al fiecărei culori.

La imprimantele laser, adăugați și consumabilele care nu fac parte din toner: cilindrul (unitatea de imagine) și, la unele modele, kitul de mentenanță. Împărțiți și prețul lor la numărul de pagini declarat de producător și adunați rezultatul la costul tonerului.

Costul anual total este costul pe pagină înmulțit cu numărul de pagini printate într-un an, la care adăugați prețul imprimantei, amortizat pe perioada în care o folosiți. Faceți același calcul și pentru consumabilele compatibile sau reîncărcate, dar țineți cont și de calitatea printului.

De ce iese mai ieftin pe pagină un laser sau o imprimantă cu rezervoare?

Pentru că imprimantele cu cartușe mici de cerneală sunt de obicei ieftine la cumpărare, dar cartușele conțin puțină cerneală și au un preț mare raportat la câte pagini printează: producătorul câștigă din consumabile, nu din aparat. Un cartuș de toner printează mult mai multe pagini, iar flacoanele pentru imprimantele cu rezervoare conțin mult mai multă cerneală decât un cartuș, la un cost pe pagină mai mic.

Imprimanta laser sau cea cu rezervoare costă mai mult la cumpărare, dar diferența se recuperează din costul pe pagină, cu atât mai repede cu cât printați mai mult. În plus, tonerul nu se usucă dacă imprimanta stă nefolosită, ca cerneala din cartușe. La un volum mic, în schimb, o imprimantă ieftină cu cartușe poate rămâne varianta cea mai economică.

Cum mai reduceți costurile de printare?

• Setați implicit printarea față-verso și alb-negru; color doar când e nevoie.
• Folosiți imprimarea securizată cu PIN sau card: documentele se printează doar când angajatul ajunge la imprimantă, așa că nu mai rămân foi uitate în tavă, iar documentele confidențiale nu ajung la altcineva.
• Urmăriți consumul pe utilizator sau pe departament, din rapoartele imprimantei de rețea.
• Schimbați parola implicită și actualizați firmware-ul imprimantelor de rețea: o imprimantă uitată poate deveni o poartă de intrare în rețeaua firmei.
• Luați în calcul externalizarea: în loc să cumpărați imprimante și consumabile, plătiți paginile printate. Detalii în articolul despre externalizarea serviciului de tipărire.

Prin serviciul de Mentenanță IT, ne putem ocupa și de imprimantele firmei: le instalăm în rețea, le configurăm și discutăm cu furnizorul lor când apare o problemă. Dacă vreți să vedem împreună ce soluție de printare vi se potrivește, scrieți-ne din formularul de contact.