Externalizare serviciu tipărire: cum funcționează Managed Print Services

Externalizarea serviciului de tipărire (Managed Print Services, MPS) înseamnă că un furnizor preia imprimantele și multifuncționalele firmei, cu tot ce țin de ele: echipamentele, consumabilele, service-ul, actualizările și supravegherea lor. Firma plătește o sumă lunară sau un cost pe pagină, în loc să cumpere separat imprimante, cartușe, reîncărcări și reparații.

Externalizarea serviciilor de management, mentenanță și suport pentru imprimantele și multifuncționalele din rețea sau din cloud aduce un plus de fiabilitate și de eficiență afacerii dumneavoastră și poate reduce costurile acestei activități, de care depinde zilnic aproape orice birou. Reducerea se simte la consumabile, la service și la actualizările de software, indiferent dacă aveți o rețea întreagă de multifuncționale sau o singură imprimantă.

RezolvIT oferă companiilor Managed Print Services cu imprimanta și consumabilele incluse. Oferta acoperă o arie largă de servicii, prin care scad costul de tipărire pe pagină și investiția în echipamente, periferice și consumabile: nu plătiți achiziția și livrarea imprimantei, cartușele și reîncărcarea lor, mentenanța, reparațiile sau serviciile suplimentare, ci o sumă lunară, fără niciun cost la început.

Ce costuri preia un serviciu de tipărire externalizat?

Un serviciu MPS acoperă, de regulă, costurile de tipărire pe pagină, investiția în echipamente, periferice și consumabile, plus intervențiile. Comparația de mai jos arată unde se mută fiecare cost:

Cost	Imprimantă cumpărată de firmă	Serviciu de tipărire externalizat
Achiziția imprimantei	plătită de firmă, la început	de obicei inclusă în abonament sau în costul pe pagină
Livrarea și instalarea	plătite separat	de obicei incluse
Cartușe, toner și reîncărcări	cumpărate de firmă, când se termină	livrate de furnizor, adesea înainte să se termine
Mentenanța	plătită la fiecare intervenție	inclusă în contract
Reparațiile	plătite la fiecare intervenție	incluse în contract
Servicii suplimentare (configurări, scanare în rețea, utilizatori noi)	plătite separat	incluse sau stabilite dinainte în contract

În 2015 publicam aici un studiu de caz pentru o imprimantă HP LaserJet 1320, monocrom, cu tipărire față-verso: costurile de achiziție și de întreținere ale unei imprimante cumpărate erau înlocuite de o sumă lunară fixă. Modelul și prețurile de atunci nu mai sunt de actualitate, așa că le-am scos; logica comparației a rămas aceeași.

De unde vine reducerea costurilor?

Economia depinde de câte pagini tipăriți, de câte imprimante aveți și de cât de vechi sunt, așa că nu există un procent valabil pentru orice firmă. Ea vine, de obicei, din:

• Lipsa investiției inițiale: nu mai cumpărați echipamente, iar costul se împarte lunar.
• Un cost pe pagină cunoscut dinainte, ușor de pus în buget.
• Echipamente potrivite volumului real: după o analiză a tipăririi (câte pagini, în ce birouri, color sau alb-negru), imprimantele mici și risipitoare se înlocuiesc cu mai puține multifuncționale de rețea.
• Reguli de tipărire: față-verso și alb-negru ca setări implicite, plus tipărirea securizată, în care documentul pornește doar când utilizatorul ajunge la imprimantă, ca să nu mai rămână pagini uitate în tavă.
• Consumabile livrate la timp, fără stocuri de cartușe în dulap și fără zile în care nu se poate printa.
• Mai puțin timp pierdut de angajați cu blocajele de hârtie, cu reparațiile și cu furnizorii.

Când merită externalizarea serviciului de tipărire?

Externalizarea merită, de regulă, când:

• aveți multe imprimante, de modele diferite, fiecare cu alte consumabile;
• tipăriți un volum constant, lună de lună;
• imprimantele sunt vechi și se strică des;
• nimeni din firmă nu are timp să urmărească tonerele, reparațiile și furnizorii.

Dacă tipăriți foarte puțin, o imprimantă bună, cumpărată și întreținută corect, poate ieși mai ieftin decât un contract MPS.

Ce verificați în contractul de tipărire externalizată?

• Ce include costul pe pagină: toner, piese de schimb, deplasare, manoperă și ce se plătește separat.
• Volumul minim lunar: ce plătiți dacă tipăriți mai puțin și cât costă paginile peste volumul inclus.
• Timpul de intervenție la defecte și dacă primiți un echipament de schimb cât timp al dumneavoastră e în reparație.
• Durata contractului și ce se întâmplă cu echipamentele la final.
• Rapoartele: câte pagini se tipăresc, pe ce echipament și în ce departament.
• Ștergerea datelor: multe multifuncționale păstrează pe disc documentele tipărite și scanate, așa că discul trebuie șters sigur înainte ca echipamentul să plece din firmă.

Cum vă protejați imprimantele de atacuri?

Imprimantele și multifuncționalele de rețea sunt, de fapt, calculatoare mici, așa că se protejează la fel:

• actualizați firmware-ul și schimbați parola implicită de administrator;
• opriți serviciile pe care nu le folosiți și nu expuneți imprimantele direct pe internet;
• țineți la zi și serverele de tipărire Windows: în 2021, vulnerabilitatea PrintNightmare din serviciul Print Spooler a arătat cât de expus poate fi un server de tipărire neactualizat (detalii în articolul Ce este PrintNightmare și ce ar trebui să facă administratorii de sistem);
• folosiți tipărirea securizată pentru documentele confidențiale: datele personale de pe o foaie uitată în tavă intră și ele sub GDPR.

Cine se ocupă de imprimantele firmei?

RezolvIT vă poate prelua tipărirea prin Managed Print Services, cu imprimanta și consumabilele incluse, sau se poate ocupa de imprimantele pe care le aveți deja. Imprimantele și multifuncționalele fac parte din Mentenanță IT: le configurăm în rețea, le actualizăm și le ținem în funcțiune alături de calculatoare și servere, iar problemele colegilor ajung la noi prin Helpdesk. Câteva sfaturi practice găsiți și în articolul despre optimizarea imprimantei.

Pornim de la un Audit IT gratuit, din care rezultă și prețul exact. Scrieți-ne dacă vreți să discutăm despre imprimantele și tipărirea din firma dumneavoastră.