Monitorizarea de la distanță a angajaților: pro, contra și cum să o faceți corect

Monitorizarea de la distanță a angajaților este legală în România doar dacă aveți un interes legitim temeinic justificat, îi informați pe angajați dinainte, complet și explicit, consultați sindicatul sau reprezentanții lor, ați încercat întâi metode mai puțin intruzive și nu păstrați datele mai mult de 30 de zile. Sunt condițiile din articolul 5 al Legii 190/2018, care aplică GDPR în România. Mai jos găsiți avantajele, dezavantajele și pașii concreți.

Odată cu pandemia, munca la distanță și monitorizarea angajaților la distanță au crescut vertiginos, la fel și îndoielile cu privire la modul în care se poate face acest lucru în conformitate cu legea.

În 2021, când am scris acest articol, studiile Global Workplace Analytics și Owl Labs arătau o creștere puternică a muncii la distanță în ultimii ani.

Monitorizarea angajaților la distanță este în creștere

La două luni de la închiderea din primăvara lui 2020, în mai 2020, aproximativ 20% dintre organizațiile intervievate de Gartner achiziționaseră un software de monitorizare a muncii la distanță.

În aceeași perioadă, Gartner estima că 48% dintre angajați vor lucra de la distanță cel puțin o parte din timp și după pandemie, față de 30% înainte de pandemie.

Există mai multe motive pentru ca firmele să își monitorizeze angajații – încredere, securitate cibernetică și backup, precum și monitorizarea productivității. Dar Josh Bersin, analist în industria resurselor umane al Josh Bersin Academy, spune: „Dacă intenția este de a aduce beneficii angajaților, este bună; dacă este pentru a-i evalua pe angajați, este potențial periculoasă; iar dacă este pentru a-i penaliza, este probabil o idee proastă.”

Servicii IT pentru firme: vreau detalii →

Monitorizarea tot mai mare provine din modul în care relația angajator-angajat a fost pusă la încercare în perioada COVID. Mai mult, îndoielile cu privire la productivitatea muncii la distanță par să varieze în funcție de cine este întrebat și de modul în care fiecare persoană se adaptează la noua realitate.

Monitorizarea, spune Brian Kropp, șef de cercetare în cadrul practicii de resurse umane de la Gartner, reprezintă „totul, de la tehnologia care va face fotografii angajaților de pe laptopurile lor, la instrumente care le permit lucrătorilor să bifeze un ceas de pontaj virtual și până la urmărirea apăsărilor de taste pentru a monitoriza nivelurile de productivitate”.

Avantajele monitorizării de la distanță a angajaților

Există mai multe avantaje ale monitorizării angajaților de la distanță, care permit menținerea echipelor aliniate și ținerea sub control a productivității.

Software-ul de monitorizare poate îmbunătăți randamentul angajaților prin măsurarea timpului pe care colaboratorii îl dedică companiei – de la ora de început până la ora de final a programului, fie că lucrează de acasă, fie de oriunde altundeva.

Astfel, angajatorii pot vedea dacă lucrătorii, de exemplu, petrec ore nesfârșite pe rețelele de socializare sau navighează pe pagini care nu au nicio legătură cu activitățile lor zilnice. Mai mult, aceștia pot interveni dacă un angajat are probleme cu un proiect sau cu un client.

De asemenea, monitorizarea poate ajuta în mod eficient la gestionarea facturării și a bugetului, deoarece o măsurare exactă a termenelor de realizare a proiectelor și a resurselor dedicate unui client se reflectă în satisfacția acestuia.

Backup as a Service: vreau detalii →

Contra monitorizării de la distanță a angajaților

Este imposibil să detașați monitorizarea angajaților de un cadru etic. „Angajații pot simți că intimitatea lor a fost devalorizată sau încălcată și poate fi dificil să reții angajații dacă monitorizarea pare intruzivă”, potrivit HR Daily Advisor.

„Monitorizarea poate semnala o lipsă de încredere, ceea ce poate genera resentimente și poate reduce moralul și productivitatea angajaților.”

În acest sens, potrivit cercetării Gartner din ianuarie 2021, mai puțin de 50% dintre lucrători aveau încredere în companiile lor cu privire la datele lor, în timp ce 44% nu primeau nicio informație despre datele colectate de companii.

Brian Kropp spune: „Dacă într-adevăr este vorba doar despre «Sunt oamenii productivi sau nu?», atunci s-ar putea să aveți instrumente mai bune pentru a dovedi acest lucru.”

„Dacă le folosești pentru a înțelege experiența angajaților, ce este greu pentru ei, ce se strică, la ce își petrec mult timp… Acolo se află câștigurile de productivitate.”

Cum să o faceți corect

În Uniunea Europeană, regulile sunt stricte: GDPR, aplicat din mai 2018, și, în România, Legea 190/2018 vă cer să protejați viața privată a angajaților și să îi anunțați în prealabil despre monitorizare. Pașii concreți:

1. Stabiliți scopul și temeiul. Consimțământul scris al angajaților, recomandat adesea în ghidurile mai vechi, nu este de regulă un temei valabil, pentru că un angajat nu îl poate refuza cu adevărat liber. Temeiul este interesul legitim al angajatorului, în condițiile din articolul 5 al Legii 190/2018.
2. Alegeți cea mai puțin intruzivă metodă. Pentru securitate, de pildă, monitorizarea calculatoarelor (actualizări, antivirus, conectări suspecte) ajunge de obicei și nu presupune capturi de ecran sau înregistrarea tastelor.
3. Informați angajații în scris, înainte de a începe: ce monitorizați, de ce, cât timp păstrați datele și cine are acces la ele. Consultați sindicatul sau reprezentanții angajaților.
4. Faceți o evaluare a impactului asupra protecției datelor (DPIA), pe care GDPR o cere, de regulă, pentru monitorizarea sistematică a angajaților.
5. Păstrați datele cel mult 30 de zile, cu excepțiile prevăzute de lege sau temeinic justificate.

Riscul este real: în 2017, în cauza Bărbulescu contra României, Curtea Europeană a Drepturilor Omului a decis că dreptul la viață privată al unui angajat a fost încălcat, pentru că instanțele române nu verificaseră dacă acesta fusese informat dinainte despre natura și amploarea monitorizării mesajelor sale.

Angajații au, în general, o așteptare de confidențialitate în ceea ce privește utilizarea calculatoarelor și telefoanelor personale, cu excepția cazului în care li s-a comunicat în scris o politică diferită a companiei. Dacă angajații lucrează pe dispozitive personale, separați datele firmei de cele personale (de pildă printr-un profil de serviciu administrat de IT) și nu monitorizați restul dispozitivului.

Atenție și la instrumentele bazate pe inteligență artificială. Din 2 februarie 2025, Regulamentul european privind inteligența artificială (AI Act) interzice sistemele care deduc emoțiile angajaților la locul de muncă, cu excepția celor folosite din motive medicale sau de siguranță. Sistemele AI care urmăresc și evaluează performanța și comportamentul angajaților sunt considerate cu risc ridicat și vin cu obligații suplimentare pentru firmele care le folosesc.

În ceea ce privește colaboratorii independenți, companiile ar putea parcurge o cale mai complicată și mai spinoasă, deoarece utilizarea oricărui tip de software de urmărire și monitorizare asupra lor „ar putea afecta statutul lor de muncă în cadrul companiei dumneavoastră”.

Abonamente IT: vreau detalii →

Site-urile de locuri de muncă la distanță spun că antreprenorilor independenți li se permite să își facă munca „cum și când doresc”. Acest lucru este cu atât mai adevărat cu cât colaboratorii independenți își folosesc propriile dispozitive personale, precum telefoane, tablete sau laptopuri.

Dacă dumneavoastră, ca beneficiar, îi urmăriți și îi monitorizați, este posibil să le controlați sau să le dirijați munca, transformând statutul de colaborator independent în cel de angajat.

Urmărirea activității online a colaboratorului independent crește mult riscul ca ITM sau ANAF să considere colaborarea o relație de muncă, cu consecințe neplăcute pentru dumneavoastră și pentru afacere.

Dar încrederea că cineva își face treaba este una dintre cerințele esențiale pentru ca munca la distanță să funcționeze corect, mai ales în condițiile în care, în 2021, 85% dintre manageri afirmau că echipele cu lucrători la distanță vor deveni noua normă.

Ce monitorizare are sens pentru securitatea IT?

Monitorizarea dispozitivelor, nu a oamenilor: ce calculatoare nu au actualizările la zi, unde antivirusul a găsit ceva, ce copii de rezervă au eșuat și ce conectări sunt suspecte. Acest tip de monitorizare protejează datele firmei fără să urmărească ce face fiecare angajat. Detalii în articolul despre tipurile de monitorizare IT.

Acest articol are scop informativ și nu ține locul unui consultant juridic sau al responsabilului cu protecția datelor (DPO).

RezolvIT oferă Externalizare IT și este obișnuită să implementeze tehnologii cloud și să faciliteze companiilor munca de acasă pentru angajați. Dacă v-am convins, solicitați o ofertă din formularul de contact.