Împărțiți următoarele caracteristici între cele două categorii de companii

Companie prestigioasă	Firmă „de apartament”
Seriozitate și respectarea angajamentelor	„Facem și noi ce putem”
Clauze stricte de confidențialitate	„Am încredere în angajații mei”
Stabilitate economică și financiară	„Dacă nu ne revenim în 6 luni, închidem și ne apucăm de altceva”
Semnătură de e-mail standard, pentru toți angajații	„Numele și numărul meu de telefon sunt suficiente” (dacă vor altceva, mă pot suna)

Dintre toate aceste diferențe, una se vede în fiecare e-mail trimis: semnătura. O semnătură de e-mail standard, aceeași pentru toți angajații, arată din primul mesaj că firma are proceduri de lucru bine puse la punct.

Ce vă propunem

• Realizăm o semnătură standard a companiei și o implementăm la toți angajații companiei dumneavoastră.
• Semnătura este adăugată automat în toate e-mailurile pe care aceștia le trimit, de pe calculator sau de pe telefon.
• Semnătura conține:
  • sigla companiei;
  • numele persoanei;
  • funcția pe care o ocupă;
  • numărul de telefon fix (de la secretariat) și numărul de mobil al persoanei;
  • adresa de e-mail personală (și pe cea de birou, dacă se dorește);
  • site-ul companiei;
  • adresa de corespondență a companiei.
• Se pot adăuga, la cerere:
  • un mesaj de confidențialitate (disclaimer), prin care îi avertizați pe cei care primesc din greșeală un e-mail de la dumneavoastră asupra caracterului confidențial al informațiilor și asupra urmărilor pe care le poate avea divulgarea lor;
  • datele de identificare ale companiei dumneavoastră (codul unic de înregistrare și numărul de la Registrul Comerțului);
  • linkul către pagina de LinkedIn a firmei;
  • contul bancar și banca.
• Odată creată semnătura, modificările minore (numărul de telefon, adresa) pot fi făcute de angajații dumneavoastră sau le puteți cere echipei noastre de suport.

Dacă puneți contul bancar în semnătură, spuneți-le clienților și furnizorilor că nu îl schimbați niciodată printr-un simplu e-mail. Mesajele false care anunță „un cont bancar nou” sunt una dintre cele mai costisitoare forme de phishing.

Ce câștigați dumneavoastră?

• un plus de imagine și de profesionalism în ochii celor care vă citesc mesajele;
• încrederea cititorilor că sunteți o companie serioasă;
• asocierea cu imaginea unei companii cu proceduri de lucru bine puse la punct;
• garanția că toți cei cu care intră în contact angajații dumneavoastră pot lua legătura și direct cu compania, mai ales când un angajat pleacă;
• o imagine clară asupra poziției ierarhice a celui care trimite e-mailul.

Cum se configurează o semnătură unică pentru toată firma?

O semnătură unică pentru toată firma se configurează centralizat, din contul de administrare al e-mailului, nu pe fiecare calculator în parte:

• În Microsoft 365, semnătura sau mesajul de confidențialitate se pot adăuga automat de server, prin reguli de flux de e-mail, așa că apar și în mesajele trimise de pe telefon. Semnăturile create în Outlook se sincronizează între calculatoarele aceluiași utilizator.
• În Google Workspace, administratorul poate adăuga automat un text la finalul tuturor mesajelor trimise din firmă, iar semnătura fiecărui angajat se setează din contul lui de Gmail.

Indiferent de platformă, o semnătură bună este scurtă, scrisă ca text (nu ca o singură imagine, pe care multe programe de e-mail o blochează) și arată bine și pe ecranul unui telefon. Numărul de fax poate rămâne doar dacă firma chiar îl mai folosește.

Pentru mai multe informații despre Servicii IT, inclusiv despre administrarea Microsoft 365 și Google Workspace, contactați-ne. Pornim de la un Audit IT gratuit.