Despre externalizarea serviciilor de IT și comunicare

Externalizarea serviciilor de IT și comunicare are argumente serioase pentru (productivitate, mai mult timp pentru strategie, flexibilitate) și câteva împotrivă (adaptare mai lentă, timp de răspuns mai mare, oameni care se schimbă), iar o parte dintre dezavantaje se pot reduce din contract.

În iulie 2020 am stat de vorbă cu Diana Șerban, specialist în comunicare, despre lucrurile de care să ții cont înainte de a externaliza un serviciu. Pornind de la articolul ei din Adevărul, am adunat mai jos principalele argumente.

„În perioade de criză, primul gând al proprietarilor de companii este să eficientizeze bugetele.” Unii taie pur și simplu cheltuielile, alții caută soluții de eficientizare, iar una dintre ele este externalizarea serviciilor pe care le pot face terții.

Înainte de a lua această decizie, cei mai mulți ne întrebăm dacă putem păstra aceeași calitate a muncii lucrând cu o echipă externă, fie că vorbim de comunicare, de IT sau de alte servicii.

Argumente pro

Echipele externe sunt mai productive

O echipă externă lucrează pe proiecte dedicate, cu termene fixe, și este judecată după rezultate. Ca să-și păstreze contractul și reputația în piață, are tot interesul să termine proiectele la timp și să depășească așteptările clientului.

Te poți concentra mai mult pe strategie

Când execuția (texte, materiale vizuale, video) este preluată de o echipă externă, ca antreprenor sau ca manager de marketing îți rămâne mai mult timp pentru strategie și pentru obiectivele importante ale anului.

Flexibilitate

Volumul de muncă al unei echipe externe se poate adapta proiectului, obiectivelor și bugetului, deși nu toți furnizorii acceptă o astfel de abordare. Plătești echipa doar pentru perioada în care lucrează, spre deosebire de personalul angajat, care trebuie plătit tot anul.

Argumente contra

Adaptarea lentă la viziunea companiei

Pentru că nu este tot timpul la curent cu ce se întâmplă în firmă, o echipă externă de comunicare poate cere un efort mai mare din partea antreprenorului sau a omului de comunicare ca să înțeleagă misiunea și viziunea companiei, pe care apoi trebuie să le integreze în proiecte.

Timp de răspuns mai mare

Față de o echipă internă, o echipă externă poate răspunde unei solicitări în 24–48 de ore, așa că o sarcină sau un obiectiv se pot rezolva mai încet.

Flux crescut de oameni

Într-o echipă internă ai acces direct la oamenii care lucrează la proiect. Într-o echipă externă, se poate întâmpla ca oamenii cu care ai început un proiect să fie înlocuiți de alți colegi chiar în timpul lui.

Cum se aplică aceste argumente la externalizarea IT?

În IT, aceleași argumente rămân valabile, dar dezavantajele se pot reduce din contract: timpi de reacție scriși, oameni care îți cunosc firma și o documentație care rămâne la tine, indiferent cine lucrează pe proiect.

• Timpul de răspuns. Un furnizor de Externalizare IT trebuie să aibă timpii de reacție scriși în contract. La RezolvIT răspundem la telefon în maximum 15 minute, intervenim de la distanță în maximum o oră și ajungem la sediu în 2 – 4 ore, în funcție de abonament.
• Adaptarea la firmă. Un manager IT dedicat, în funcție de abonament, și raportul lunar țin legătura dintre echipa externă și firma ta, ca IT-ul să-ți cunoască oamenii și sistemele.
• Oamenii care se schimbă. Contează ca tot ce știe furnizorul despre sistemele tale să fie documentat: accese, configurații, parole. Când preluăm IT-ul de la alt furnizor, facem în maximum 24 de ore un plan scris, cu preluarea acceselor și a documentației și schimbarea parolelor.
• Flexibilitatea. Abonamentul lunar fix acoperă ce îți trebuie, iar contractul fără durată minimă, cu preaviz de 30 de zile, îți lasă libertatea să schimbi furnizorul dacă nu ești mulțumit.
• Omul tău de IT. Externalizarea nu înseamnă neapărat renunțarea la el: putem lucra alături de el și îl înlocuim în concedii.

Mai multe argumente găsești în articolul despre 5 motive pentru care este bine să externalizezi. Dacă vrei să vezi cum ar arăta externalizarea pentru firma ta, pornim de la un Audit IT gratuit, din care rezultă și prețul exact.

Articolul integral al Dianei Șerban îl găsești pe adevarul.ro.