Reduceți timpul pierdut cu scrierea e-mailurilor repetate!

O mare parte din e-mailurile pe care le trimitem seamănă între ele. Singurele diferențe sunt persoana căreia îi trimitem mesajul și câteva detalii din conținut. Soluția este un șablon: îl scrieți o dată, îl salvați și îl refolosiți ori de câte ori aveți nevoie.

Ce e-mailuri merită transformate în șabloane?

Câteva exemple vă pot da foarte ușor o idee:

• notificarea clienților care au restanțe de plată;
• confirmarea plăților către furnizori;
• răspunsurile standard trimise persoanelor care aplică pentru un post în compania dumneavoastră;
• cererile de ofertă către potențiali furnizori;
• instrucțiunile trimise clienților noi, de pildă documentele de care aveți nevoie la începutul colaborării.

Dacă urmați pașii de mai jos, veți vedea cum puteți crea singuri un e-mail „refolosibil”, ca să nu mai pierdeți atât de mult timp scriindu-l de fiecare dată. Pașii diferă puțin în funcție de varianta de Outlook pe care o folosiți. Toate sunt descrise și în ghidul Microsoft pentru șabloanele de e-mail.

Cum creați un șablon de e-mail în Outlook clasic?

În Outlook clasic (aplicația pentru Windows inclusă în Microsoft 365 și în versiunile Office instalate pe calculator), șabloanele se salvează ca fișiere:

1. Deschideți un e-mail nou, din meniul Home (Pornire), opțiunea New Email (E-mail nou).
2. Compuneți-l ca și cum ați vrea să-l trimiteți unei persoane, dar fără detaliile personale, doar cu conținutul mesajului. De pildă, dacă trimiteți o notificare clienților, scrieți tot textul, mai puțin suma de plată și data scadentă depășită. Dacă anumiți destinatari trebuie să fie mereu completați (de pildă contabilitatea, în Cc), îi puteți salva în șablon.
3. Mergeți în meniul File (Fișier) și alegeți opțiunea Save As (Salvare ca).
4. Din lista de formate, alegeți Outlook Template (Șablon Outlook) și salvați fișierul în locul propus de Outlook.
5. Pentru a folosi șablonul, mergeți la Home > New Items > More Items > Choose Form (Pornire > Elemente noi > Mai multe elemente > Alegere formular).
6. Din lista „Look in” (Privire în), alegeți User Templates in File System (Șabloane utilizator în sistemul de fișiere), apoi șablonul creat de dumneavoastră. Se deschide automat un mesaj nou, cu același text și aceleași adrese completate.

Prin urmare, veți putea trimite acest e-mail ori de câte ori aveți nevoie, fără un efort foarte mare. Șabloanele salvate astfel pot păstra și atașamentele, imaginile și formatarea.

Cum folosiți șabloanele în noul Outlook și în Outlook pe web?

În noul Outlook pentru Windows și în Outlook pe web, șabloanele se găsesc în panoul „Șabloanele mele” (My Templates), disponibil pentru conturile de serviciu din Microsoft 365:

1. Deschideți un mesaj nou.
2. Deschideți panoul „Șabloanele mele”, din bara de instrumente a mesajului.
3. Alegeți „+ Șablon”, dați-i un nume, scrieți textul și salvați.
4. Data viitoare, deschideți panoul și dați click pe șablon: textul lui este inserat în mesaj.

Aceste șabloane sunt potrivite pentru texte scurte: nu păstrează atașamente sau imagini. Pentru mesajele mai complexe, folosiți varianta din Outlook clasic.

Cum creați șabloane în Gmail?

Gmail are și el șabloane, dar trebuie activate o singură dată:

1. Din Setări > Vedeți toate setările > Avansate, activați Șabloane și salvați modificările.
2. Scrieți mesajul într-o fereastră nouă, apoi, din meniul cu trei puncte, alegeți Șabloane > Salvați ciorna ca șablon.
3. Când aveți nevoie de el, deschideți un mesaj nou și alegeți șablonul din același meniu.

Cum faceți un șablon cu adevărat util?

• Marcați clar ce trebuie completat, de pildă [SUMA] sau [DATA], ca să nu plece un mesaj cu spațiile goale.
• Recitiți mesajul înainte de trimitere: un șablon trimis cu numele altui client face mai mult rău decât un e-mail scris de la zero.
• Actualizați șabloanele când se schimbă datele firmei, prețurile sau procedurile.

Pentru mesajele care nu se repetă identic, asistenții de inteligență artificială din Outlook și Gmail pot scrie o primă ciornă pornind de la câteva cuvinte, în funcție de licența pe care o are firma. Ciorna trebuie însă recitită: asistentul nu cunoaște detaliile pe care nu i le dați.

Pentru mai multe informații despre Servicii IT oferite de noi, inclusiv despre configurarea și administrarea Microsoft 365, vă rugăm să ne contactați. Echipa de Helpdesk vă ajută și cu întrebările de zi cu zi despre Outlook.