MICROSOFT 365 CUM SĂ ÎL INTEGRAȚI ÎN AFACEREA DVS.

Microsoft 365, fostul Office 365, este o categorie de servicii pe baza de abonament oferite de Microsoft care se adaugă și include linia de produse Microsoft Office. Marca a fost lansată la 10 iulie 2017, pentru un superset de Office 365 cu licențe Windows 10 Enterprise și alte produse de securitate și gestionare a dispozitivelor bazate pe cloud.

Tehnologia schimbă modul în care lucrăm. Nu este o mare noutate, dar modul în care ne schimbă este diferit acum. Tehnologia nu mai este doar un instrument pe care îl folosim sau o aplicație care se integrează în modul nostru de operare. Acum, tehnologiile și sistemele pe care le folosim zi de zi definesc ecosistemele noastre de lucru. Ele modelează cum, unde și când putem lucra.

Microsoft Teams una din noile aplicații Microsoft 365 a jucat un rol important în definirea modului în care oamenii lucrează în ultimul an, fiind adoptat rapid de aproape 70 de milioane de noi utilizatori zilnici, dublând utilizarea frecventă în 12 luni. Aceasta a fost o “adopție prin criză”, deoarece instrumentul esențial al Microsoft 365 a fost salutat ca un colac de salvare pentru persoanele care aveau nevoie de conexiuni la locul de muncă în timp ce li se cerea să lucreze de acasă.

Dar, în condițiile în care utilizatorii se întorc la birou sau trec la un nou model de lucru hibrid, cum ne asigurăm că instrumentele Microsoft 365 pe care le-am adoptat din necesitate – sau chiar cele pe care le avem de ceva timp – continuă să ofere valoare? Cum putem ajuta tehnologia să creeze genul de medii de lucru în care echipele noastre pot prospera și se pot dezvolta?

Este important să ne amintim că “adoptarea de către utilizatori este o călătorie, nu o destinație finală” și, potrivit lui Megan Strant, Adoption & Organisational Change Manager pentru ecosistemul Microsoft 365, pentru a asigura o adopție de succes a Microsoft 365, “liderii noștri trebuie să fie pasionați de un loc de muncă digital”.

Așadar, cum vă asigurați că această călătorie se îndreaptă în direcția corectă?

În primul rând, analizați nevoile și atitudinile oamenilor din cadrul organizației dumneavoastră, deoarece înțelegerea culturii, a obiectivelor afacerii și a mediului de lucru actual este esențială înainte de a crea orice foaie de parcurs pentru adoptarea de către utilizatori. De exemplu, dacă aveți Microsoft 365 de ceva timp, dar nu utilizați sau nu apreciați pe deplin valoarea produselor pe care le dețineți, merită să faceți un pas înapoi și să vă întrebați de ce. Este posibil – în special dacă platforma a fost adoptată în grabă – ca comunicarea să nu fi fost prioritizată, să se fi ratat formarea sau să nu se fi împărtășit cunoștințele atunci când au fost lansate instrumentele.

În continuare, înțelegeți că – de fapt – doar instruirea nu este suficientă pentru amploarea impactului pozitiv pe care îl puteți obține de la Microsoft 365. Luați exemplul Microsoft Teams, centrul colaborării și comunicării dumneavoastră. Pentru a obține cea mai bună valoare de la Teams – și pentru a debloca beneficiile colaborării digitale în cadrul modelului dvs. de lucru – utilizatorii trebuie să înțeleagă nu doar cum să îl folosească, ci și de ce. Înțelegând valoarea instrumentului – de exemplu, modul în care ar putea contribui la ușurarea zilei angajaților, la accelerarea procesului de luare a deciziilor și la furnizarea unei piste de audit neprețuite a gândirii colaborative – este mult mai probabil ca angajații să îl folosească și să îl folosească în mod corespunzător.

Odată cu introducerea Microsoft Teams, accentul pe adopție se poate muta pe oferirea șansei angajaților de a explora aplicații și caracteristici precum OneNote (pentru luarea de notițe digitale), OneDrive (stocare în cloud pentru fișiere personale) și instrumentele de colaborare Planner și Forms. Ați putea chiar să reintroduceți instrumente de lungă durată, cum ar fi Outlook și Office, și să le cereți utilizatorilor să le exploreze în contextul noului ecosistem, al noului mod de lucru.

Pe tot parcursul procesului de gestionare a schimbării, va trebui ca părțile interesate (mangementul si angajați) să fie implicate și să lucreze pentru compania dumneavoastră. Acești oameni – care probabil că vor avea roluri de comunicare, formare și conducere – sunt echipele de comunicare internă care vor crea povești pozitive în jurul tehnologiilor, managerii de resurse care vor elibera personalul pentru formare și persoanele influente care vor fi modele de comportamente bune. Acești factori de influență ar trebui să fie implicați din timp încă de la începutul implementări . Ar trebui să fie ascultați pentru a primi feedback cu privire la procesul de adoptare și ar trebui să lucrați cu ei pentru a identifica problemele și a găsi noi modalități de a aborda orice problemă.

În cele din urmă, trebuie să măsurați succesul și impactul schimbării. ROI-ul unei adopții Microsoft 365 va fi greu de măsurat în termeni financiari la început, dar veți putea să vă uitați rapid la angajamentul angajaților și la măsurătorile vizibile în jurul retenției personalului și a costurilor. De aici ar trebui să puteți corela o influență asupra rezultatului final, dar, nu uitați, impactul asupra oamenilor este cel care va face cea mai mare diferență pentru organizația dvs.

După cum spune Strant: “Dacă oamenii au la dispoziție instrumente excelente și o bază solidă, iar instrumentele elimină barierele și le ușurează munca de zi cu zi, atunci ei sunt pur și simplu mai fericiți la locul de muncă”.

Cu Microsoft 365 muncești de acasă ca și cum ai fi la sediul firmei.

MICROSOFT 365 – 5 PAȘI PENTRU O TRANZIȚIE EFICIENTĂ

Resurse – Veți avea nevoie de oamenii potriviți, de timp și de bani investiți în schimbare încă de la început. Un bun management al schimbării necesită efort și investiții în întreaga organizație, de la conducere la experți în domeniu.

RezolvIT poate fi partenerul ideal pentru o tranziție către Microsoft 365 – contactați-ne pentru o discuție fără obligații.

Comunicare – Planificați și executați campania de comunicare cu toată seriozitatea și angajamentul unei campanii de marketing extern. Implicați-vă angajații cu mesaje creative și de impact și asigurați-vă că vă aliniați mesajele la strategia companiei, astfel încât toată lumea să înțeleagă rolul pe care îl joacă în schimbare și modul în care poate beneficia de pe urma acesteia.
Mergeți în profunzime cu indivizii – Mai degrabă decât să organizați sesiuni de instruire unidirecționale, faceți ca educația dumneavoastră să fie interactivă. Organizați ateliere de lucru pentru a permite formatorilor să colecteze feedback cu privire la instrumente și lucrați cu persoane care au provocări specifice pe care Microsoft 365 le poate aborda.
Măsurați – Măsurați pe parcurs – eficiența unei sesiuni de instruire sau adoptarea instrumentelor – și folosiți instrumentele de care dispuneți pentru a vă ajuta. Microsoft Analytics, Microsoft Viva Insights și analizele de utilizare a Microsoft 365 din cadrul Power BI vă vor oferi puncte de date puternice pentru a urmări angajamentele cu platforma, inclusiv modul în care oamenii o folosesc, când și pentru ce.
Nu vă opriți niciodată – Ecosistemul dvs. tehnologic va continua să evolueze odată cu afacerea dvs., iar suita Microsoft 365 se va extinde pe măsură ce vor fi dezvoltate și lansate noi instrumente. Nu încetați niciodată să reveniți la planul dvs. de gestionare a schimbării pentru a implica, comunica și măsura schimbările în rândul campionilor dvs. de schimbare.

Recunoscând faptul că platforma Microsoft 365 nu este doar un instrument, sau un set de instrumente, care se află alături de modul în care lucrați, ci poate contribui de fapt la definirea modului în care lucrați, vă va fi mai ușor să dedicați resurse și să rămâneți angajat să susțineți și să educați în mod continuu cu privire la valoarea acestor instrumente.

RezolvIT este o companie de outsourcing IT care reușește cu succes să susțină companiile cu care lucrează, fie că ne referim la securizarea infrastructurii sau la facilitatea angajaților să își desfășoare activitatea remote.