Cum verificați dacă licențele deținute sunt valide

Verificați dacă licențele deținute sunt valide comparând trei lucruri: factura de la un vânzător autorizat, ediția programului instalat și cheia cu care a fost activat. Pentru abonamente, cum este Microsoft 365, verificarea se face în contul firmei: fiecare utilizator trebuie să aibă o licență alocată.

Majoritatea companiilor folosesc programe din portofoliul Microsoft, și anume Windows și Office (astăzi, mai ales Microsoft 365). Acestea, ca orice program, sunt protejate de Legea 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe, iar validitatea lor depinde de mai mulți factori pe care trebuie să-i cunoașteți.

Cele mai populare variante de licențiere în rândul companiilor mici și mijlocii erau, când am scris acest articol, licențele OEM, FPP și GGK. La companiile mai mari se practicau și licențele în volum, de pildă OVS (Open Value Subscription), despre care nu vom discuta foarte mult aici. Regulile de bază de mai jos sunt valabile și astăzi, iar la final găsiți ce s-a schimbat între timp.

Când se folosesc și care sunt limitările licențelor Microsoft?

FPP (Full Packaged Product)

Acesta este cel mai simplu (nu și cel mai ieftin) mod de a licenția un calculator. Mai exact, o licență FPP (numită și „retail”) constă în dreptul oferit de producător de a folosi licența cumpărată pe orice calculator doriți.

Avantaje:

• poate fi cumpărată oricând (înainte sau după cumpărarea calculatorului pe care va fi instalată);
• poate fi mutată de pe un calculator pe altul (atenție: nu poate funcționa simultan pe mai multe calculatoare).

Dezavantaje:

• nu vă oferă acces la versiunile mai noi ale programului;
• prețul este cel mai ridicat, raportat la celelalte modalități de licențiere.

Cum verificați dacă este validă?

• Licența este cumpărată de compania care o folosește: nu puteți folosi o licență cumpărată sau deținută de o altă companie, iar factura trebuie prezentată în caz de control.
• Trebuie cumpărată de la un distribuitor autorizat: nu orice companie are dreptul să vândă licențe.
• Ediția de pe licență (de pildă Windows 11 Home) trebuie să fie exact aceeași cu cea instalată pe calculator. Dacă pe calculator este instalat Windows 11 Pro, licența de Home nu este valabilă.
• Cheia de pe licență trebuie să fie aceeași cu cheia cu care a fost activat programul pe calculator. Nu este suficient ca numărul de licențe să fie egal cu numărul de calculatoare care folosesc programul.

OEM (Original Equipment Manufacturer)

Licențele OEM sunt cele mai întâlnite în rândul companiilor mici și mijlocii, pentru că sunt mai ieftine decât licențele FPP. Inițial, erau considerate OEM doar licențele preinstalate de producătorul calculatorului (de aici și numele), dar ele pot fi instalate și de firmele care asamblează calculatoare.

Avantaje:

• costul mai mic de achiziție.

Dezavantaje:

• nu vă oferă acces la versiunile mai noi ale programului;
• nu vă permite să mutați licența de pe un calculator pe altul;
• trebuie cumpărată odată cu calculatorul pe care va fi instalată.

Cum verificați validitatea?

• Achiziția trebuie făcută de la o companie autorizată să vândă astfel de licențe.
• Licența este valabilă doar pentru compania care a cumpărat-o și doar pentru calculatorul pentru care a fost cumpărată (se dovedește cu factura).
• Pe aceeași factură trebuie să se regăsească atât calculatorul, cât și licența. Nu sunt valabile licențele cumpărate pe facturi separate, chiar dacă achiziția se face de la același furnizor, în aceeași zi.
• Este valabilă doar dacă se cumpără odată cu un calculator (desktop sau laptop), nu și cu alte echipamente (monitor, tastatură, mouse etc.).
• La calculatoarele mai vechi, pe carcasă trebuie să fie lipit un abțibild (certificat de autenticitate, COA) cu cheia licenței, iar cheia de pe abțibild trebuie să coincidă cu cea folosită la activare și cu cea de pe factură. La calculatoarele vândute cu Windows 8 sau mai nou, cheia este salvată în firmware-ul plăcii de bază și se activează automat, fără abțibild.
• Ediția instalată pe calculator trebuie să fie exact cea de pe factură. Dacă a fost cumpărată licența pentru Windows 11 Home, pe calculator nu poate fi instalat Windows 11 Pro.

GGK (Get Genuine Kit)

Este un tip de licențiere oferit de Microsoft prin care se încearcă aducerea în legalitate a programelor folosite fără licență validă. Microsoft oferă GGK și pentru Windows 11.

Avantaje:

• cost mai mic decât al unei licențe FPP;
• puteți licenția orice calculator deținut, chiar dacă nu a fost cumpărat odată cu licența.

Dezavantaje:

• nu se poate muta de pe un calculator pe altul;
• nu oferă acces la versiunile următoare lansate de Microsoft;
• nu se poate cumpăra odată cu calculatoarele noi.

Cum verificați validitatea?

• Se poate instala doar pe calculatoarele care au preinstalată o licență care nu este validă (fie că nu mai este valabilă, fie că nu a fost cumpărată corespunzător).
• Trebuie să puteți face dovada atât a cumpărării licenței GGK, cât și a existenței unei licențe pe acel calculator. De regulă, GGK se folosește pentru calculatoarele recondiționate, care au avut inițial o licență, dar aceasta a devenit nevalabilă după ce calculatorul a fost cumpărat de o altă companie, pentru că licența OEM nu este transmisibilă.
• Cheia de pe licență trebuie să coincidă cu cea instalată pe calculator.
• Ediția de pe licență trebuie să fie aceeași cu cea instalată pe calculator.

Licențele second-hand se pot vinde legal în Uniunea Europeană doar în anumite condiții. Dacă vi se oferă astfel de licențe, cereți întotdeauna documentele care dovedesc proveniența lor.

Ce s-a schimbat în licențierea Microsoft din 2012?

• Office se cumpără mai ales ca abonament. Microsoft 365 se licențiază pe utilizator, nu pe calculator: un utilizator își poate folosi licența pe mai multe dispozitive. Versiunile perpetue există în continuare (Office 2024, Office LTSC 2024), dar Office 2016 și 2019 nu mai primesc actualizări din 14 octombrie 2025.
• Licențierea în volum s-a mutat în programul CSP (Cloud Solution Provider). Programul Open License, folosit de multe firme mici, s-a încheiat la 1 ianuarie 2022.
• Windows 10 nu mai primește actualizări de securitate gratuite din 14 octombrie 2025. Calculatoarele compatibile trec gratuit la Windows 11, iar din 2023 licențele de Windows 7 și 8.1 nu mai activează gratuit Windows 10 sau 11. Vedeți cum faceți upgrade-ul.

Cum verificați rapid licențele din firmă?

Câteva verificări pe care le puteți face singuri:

• Windows: în Setări > Sistem > Activare apare dacă Windows este activat și ce ediție este instalată. Comanda slmgr /dli, rulată în Command Prompt, arată și tipul licenței (OEM, retail sau volum).
• Microsoft 365: în centrul de administrare Microsoft 365, la Facturare > Licențe, vedeți câte licențe are firma și cui sunt alocate. Licențele alocate unor foști angajați se pot elibera.
• Documentele: păstrați facturile de licențe, pentru fiecare calculator, într-un singur loc. La un control, factura este dovada.

Un inventar complet al calculatoarelor și al programelor instalate face verificarea mult mai simplă. Primul Audit IT de la RezolvIT este gratuit și include inventarul hardware și software al firmei. Pentru asistență în alegerea soluției de licențiere potrivite, contactați-ne.