Externalizare IT poate fi o soluție extraordinar de profitabilă. Pentru companiile care doresc să reducă costurile, să se concentreze pe domeniile lor principale și/sau să aibă acces la competențe specializate, externalizare IT este o soluție excelentă.
Cu excepția, desigur, a cazurilor în care externalizare IT merge prost. Poveștile de groază ale proiectelor externalizate IT includ o calitate extrem de slabă, costuri ascunse extravagante, întârzieri de luni de zile, scurgeri de proprietate intelectuală și lipsa de reacție din partea lucrătorilor aflați în fusuri orare îndepărtate.
Aceste experiențe vă pot face, pe bună dreptate, să fiți sceptici în privința externalizării IT. Cu toate acestea, proiectele de externalizare IT nu trebuie să fie un coșmar, mai ales dacă vă faceți temele din timp. Adesea, problemele apar în externalizare din cauza lipsei de pregătire din partea companiei angajatoare.
Protejați-vă următorul proiect de externalizare IT luând în considerare aceste 7 riscuri comune și soluțiile noastre proactive. Reduceți riscurile cu aceste sfaturi pentru o navigare ușoară în externalizare IT.
Riscul #1: Lipsa de încredere în capacitatea și calitatea companiei de externalizare IT
Este greu să ai încredere într-o companie cu care nu ai avut niciun fel de interactiune. Incertitudinea de a angaja o companie cu care nu sunteți familiarizat poate fi, ei bine, înfricoșătoare. Se va ocupa această companie de proiectul dumneavoastră cu grijă? Va rămâne standardul de calitate ridicat? Sunt atât de pricepuți pe cât se prezintă?
Soluția nr. 1: Efectuați cercetări ample în avans
Există o serie de factori pe care ar trebui să îi cercetați înainte de a angaja o companie de externalizare. Acești indicatori cheie vă vor ghida procesul de angajare și vă vor oferi siguranța că luați decizia corectă:
Portofoliu și studii de caz: Faceți-vă o idee despre ceea ce a realizat această companie în trecut. Cereți un portofoliu de proiecte și clienți din trecut. Dacă nu au un portofoliu oficial, solicitați linkuri către proiecte finalizate și informații de contact ale clienților din trecut.
Clasamentul online al companiei: Cercetați recenziile online. Site-uri precum Clutch au evaluări pentru companiile de outsourcing care vă vor oferi mai multe informații despre succesele (sau eșecurile) companiei.
Site-uri web, rețele sociale și conferințe: Găsiți alte surse de informații despre companie și despre stilul lor de lucru. Verificați site-ul lor web, social media și orice participare la conferințe. Este aceasta o companie aflată în vârful tehnologiei? Știu cum să își împărtășească cunoștințele? Sau nu își lasă amprenta online? Aceste site-uri vor fi bune pentru a verifica dacă sunt bune.
Interviuri multiple: Un singur interviu pentru externalizare IT al unui proiect nu este suficient. Asigurați-vă că programați mai multe interviuri cu mai multe domenii diferite ale proiectului dumneavoastră. Va trebui să vă faceți o imagine completă asupra modului în care această companie comunică, programează întâlnirile și răspunde la întrebări amănunțite.
Exemplu de proiecte: Dacă sunteți încă indecis și vreți să vă asigurați suplimentar, cereți exemple de lucru la proiectul dumneavoastră. Asigurați-vă că plătiți pentru acest “test” și evaluați cum a decurs. Dacă această lucrare de exemplu ridică semnale de alarmă, fie în ceea ce privește calitatea, fie în ceea ce privește stilul de comunicare, este timpul să spuneți la revedere.
Riscul #2: Pierderea controlului
Unul dintre cele mai stresante aspecte ale externalizării este pierderea controlului. Atunci când sunteți responsabil, vă simțiți confortabil în legătură cu modul în care se desfășoară proiectul și cu capacitatea dumneavoastră de a schimba cursul dacă ceva nu merge bine. Cu toate acestea, pierderea controlului în cazul externalizării IT vă poate face să vă simțiți orb.
Soluția nr. 2: Luați în considerare creșterea personalului
Ori de câte ori externalizați, pierdeți o parte din controlul asupra proiectului dumneavoastră. De aceea, este atât de important să faceți cercetările inițiale, astfel încât să aveți încredere că firma va face lucrurile cum trebuie.
Cu toate acestea, dacă doriți să externalizați și să păstrați mai mult control asupra proiectului, ați putea lua în considerare externalizare parțială. In loc să angajați o întreagă companie pentru a vă finaliza proiectul, angajați lucrători specifici pentru a vă satisface nevoile. Acești lucrători se vor afla sub conducerea dvs. și vă vor oferi o pereche de mâini în plus, dar, la fel ca în cazul externalizării, aceștia sunt forță de muncă temporară pentru un proiect specific.
Pentru cei nemulțumiți de ideea de a pierde controlul, suplimentarea personalului este un compromis excelent pentru a obține abilitățile de care aveți nevoie fără a vă angaja să angajați un nou angajat intern.
Riscul nr. 3: Dependența excesivă de o anumită companie și/sau tehnologie
O altă capcană potențială a externalizării IT este aceea că deveniți prea dependent de compania pe care o angajați sau de tehnologia pe care o achiziționați (sau de ambele). Acest lucru înseamnă că sunteți blocat într-o companie sau tehnologie, deoarece nu aveți know-how-ul necesar pentru a prelua controlul proiectului. Unele companii de externalizare IT lipsite de etică încearcă să își mențină clienții cu această tactică.
Soluția nr. 3: Faceți un calendar pentru transferul de cunoștințe
Fiecare proiect externalizat ar trebui să aibă un calendar clar pentru momentul în care vor transfera cunoștințele despre proiect sau tehnologie către echipa dvs. internă. Este esențial să aveți acest tip de previziune. În acest fel, puteți include în contract și în calendarul dvs. clauze privind transferul de cunoștințe și puteți evita dependența excesivă.
Bineînțeles, nu este vorba doar de stabilirea unei date pentru transferul de cunoștințe. Întrebați compania despre modul în care transferă cunoștințele și cine va conduce transferul. Cu cât puteți defini mai multe detalii, cu atât mai ușor va decurge această tranziție.
Riscul nr. 4: Costuri ascunse in externalizare IT
Costurile ascunse sunt călcâiul lui Ahile al externalizării. Conform studiilor, majoritatea companiilor IT folosesc externalizare IT pentru a reduce costurile, ceea ce face ca cheltuielile neașteptate să fie atât de frustrante. Ori de câte ori prețul crește, simțiți atât presiunea bugetului, cât și lipsa de încredere în compania pe care ați angajat-o.
Soluția nr. 4: Mențineți contracte și controale stricte pentru externalizare IT
Contractele corecte sunt totul. Puneți pe masă tot ce vă puteți gândi în timpul discuțiilor despre buget și contract. Nu omiteți nimic și nu presupuneți că vă veți ocupa de asta mai târziu.
Desigur, având în vedere natura în continuă schimbare a proiectelor și a provocărilor, apar lucruri neașteptate. De aceea, tot ceea ce nu este inclus în contract ar trebui să fie numit într-un fel de clauză care să precizeze tarifele orare pentru orice muncă suplimentară care depășește domeniul de aplicare al proiectului. Acest lucru va asigura că dumneavoastră și compania externalizată sunteți pe aceeași lungime de undă încă din prima zi.
Pe lângă contractul inițial, veți dori, de asemenea, să puneți în aplicare controale pentru a evalua orele estimate față de cele reale, precum și ce domenii generează costuri suplimentare. Controalele vin adesea sub forma unei persoane de legătură internă care cunoaște proiectul din interior și poate vorbi despre problemele de pe teren și despre constrângerile bugetare.
Riscul nr. 5: Întârzieri în ceea ce privește calendarul
În zilele noastre, se pare că întârzierile de proiect sunt noua normă. Acest lucru se poate datora faptului că proiectele IT sunt, în mod notoriu, dificil de planificat. Provocările tehnice apar tot timpul, ceea ce poate explica întârzierile prelungite. Schimbările de personal pot contribui, de asemenea, la întârzieri, precum și lipsa unui bun management.
Soluția nr. 5: Verificați capacitatea de reacție
Când vine vorba de întârzieri, este important să aveți o înțelegere flexibilă a problemelor tehnice. Uneori există probleme care chiar nu pot fi planificate. Acestea fiind spuse, cheia este să vă simțiți încrezător în capacitatea companiei de a reacționa la provocări și de a vi le comunica. Ar trebui să simțiți că, chiar dacă există întârzieri, discuțiile pe care le aveți cu compania sunt receptive și oportune.
Înainte de a angaja o companie, asigurați-vă că întrebați cum gestionează întârzierile și la ce fel de comunicare zilnică/săptămânală vă puteți aștepta. În timpul interviului, verificați această comunicare asigurându-vă că sunteți mulțumit de modul în care răspund la întrebări în timpul fiecărei runde.
Riscul nr. 6: Scurgeri de proprietate intelectuală
Drepturile de proprietate intelectuală reprezintă, de asemenea, un domeniu de îngrijorare pentru companiile care doresc să externalizeze. Mai ales în zilele noastre, cu atât de multe potențiale scurgeri de informații din cauza lipsei de securitate online sau a unei modalități simple de a asigura confidențialitatea cu partenerii. Companiile care au proprietatea intelectuală ca aspect esențial al activității lor pot fi reticente în a transmite informații unor terțe părți.
Soluția nr. 6: Înăspriți măsurile de securitate cu ajutorul tehnologiei
Tehnologia este o sabie cu două tăișuri. Fără măsurile de securitate adecvate, aceasta poate ajuta la scurgeri de informații. Cu toate acestea, prin dublarea soluțiilor tehnice, puteți găsi securitatea strictă de care aveți nevoie pentru a asigura siguranța proprietății intelectuale.
Există o mulțime de soluții tehnice potențiale, inclusiv servicii de contracte online care includ clauze globale, partajarea documentelor protejate prin parolă, rețele VPN exclusive pentru o transmitere mai sigură a informațiilor și, bineînțeles, rapoarte în 24 de ore despre cine a accesat ce și când. Faceți cercetări și găsiți soluțiile tehnice care vă vor menține proprietatea intelectuală etanșă.
Riscul #7: Probleme externalizare IT legate de geolocalizare și de fusul orar
În cele din urmă, geolocalizarea este uriașă atunci când vine vorba de colaborarea la locul de muncă. În special, companiile care aleg să externalizeze pot descoperi că fusul orar contează cu adevărat atunci când se lucrează, se monitorizează progresul și se primesc răspunsuri la timp la întrebări.
Dacă alegeți o locație de externalizare care este departe de țara dvs. de origine, este posibil să întâmpinați mai multe probleme dincolo de lipsa de suprapunere a orelor. Pe lângă comunicarea asincronă, locațiile de externalizare care sunt mai îndepărtate din punct de vedere fizic au adesea, de asemenea, mai puține cunoștințe culturale și competențe lingvistice.
Soluția #7: Uitați-vă la angajarea nearshore
Dacă vă îngrijorează locația de externalizare, există o nouă soluție: externalizare IT nearshore. Spre deosebire de externalizare IT tradițională, angajarea nearshore se referă la angajarea unei companii într-o țară cu zone orare care se suprapun.
Dacă doriți să simțiți că externalizare IT este un pic mai aproape de casă, angajarea nearshore este o opțiune excelentă.
Concluzia finală
Prin implementarea acestor 7 soluții proactive, veți descoperi că riscurile externalizării IT nu sunt foarte complicat de gestionat. Ori de câte ori angajați o terță parte pentru servicii IT, există un anumit nivel de risc. Cu toate acestea, vă puteți proteja cât mai mult posibil, pregătindu-vă pentru ele și luând măsurile necesare pentru a vă proteja proiectele.
RezolvIT este o companie de outsourcing IT care reușește cu succes să susțină companiile cu care lucrează, fie că ne referim la securizarea infrastructurii sau la facilitatea angajaților să își desfășoare activitatea remote.
Tags: externalizare itCategorised in: Abonamente, Diverse, Sfaturi Utile, Toate
