Reduceti timpul pierdut cu scrierea e-mail-urilor repetate!

O mare parte din e-mail-urile pe care le trimitem sunt aproximativ similare. Singurele diferente sunt persoana careia il trimitem si cateva detalii din continutul e-mail-ului. Cateva exemple va pot oferi foarte usor:

Notificarea clientilor care au restante de plata;
Confirmarea platilor catre furnizori;
Raspunsuri standard trimise persoanelor care aplica pe un post la dumneavoastra in companie;
E-mail-uri de cerere de oferta catre potentiali furnizori.

Daca urmariti pasii de mai jos veti vedea cum puteti crea singur un e-mail “refolosibil”, care sa va ajute sa nu mai pierdeti atat de mult timp scriindu-l de fiecare data. Acest lucru se poate realiza printr-o functie pe care o detine Outlook 2010 prin care puteti salva sabloane (template-uri) cu mail-urile cele mai des trimise.

1. Primul pas este sa deschideti un e-mail nou, din meniul Home, optiunea New E-mail.

Fig. 1

2. Incepeti sa il compuneti ca si cum ati vrea sa il trimiteti unei persoane, fara a completa detaliile personale ci doar continutul mesajului (ex: daca trimiteti o notificare clientilor, sa scrieti tot textul mai putin suma de plata si data scadenta depasita). Completati si adresa dumneavoastra la campul “Cc” pentru a primi o copie la fiecare mesaj trimis.

Fig. 2

3. Mergeti in meniul File si alegeti optiunea Save as.

Fig. 3

4. Alegeti locul unde doriti sa salvati noul sablon creat si alegeti, ca format de salvare, din lista care se deschide optiunea Outlook Template

Fig. 4

5. Pentru a folosi acest fisier mergeti la fereastra Developer din Outlook. Daca nu o gasiti, intrati la File, alegeti Options si cautati in meniul din stanga Customize Ribbon, apoi bifati casuta din dreapta unde scrie Developer. Dupa ce ati facut asta apasati pe OK.

Fig. 5

6. Acum mergeti la meniul Developer si alegeti Choose Form.

Fig. 6

7. Se va deschide pagina de formulare. Din lista “Look in” alegeti User Templates in File System, dupa care sa alegeti template-ul creat de dumneavoastra. Va deschide automat un mesaj nou, cu acelasi text si aceleasi adrese de e-mail completate cu cel pe care l-ati salvat.

Fig. 7