Monitorizarea de la distanță a angajaților: Pro, contra și cum să o faci corect

Monitorizarea de la distanță a angajaților: Pro, contra și cum să o faci corect

Odată cu pandemia, munca la distanță și monitorizarea angajaților la distanță au crescut vertiginos, la fel și îndoielile cu privire la modul în care se poate face acest lucru în conformitate cu legea.

Potrivit Global Workplace Analytics, munca la distanță a crescut cu 159% din 2009, în timp ce Owl Labs a stabilit că aceasta a crescut cu 55% în ultimii cinci ani.

Monitorizarea angajaților la distanță este în creștere

La două luni de la închidere -mai 2020- aproximativ 20% dintre organizațiile intervievate au achiziționat un software de monitorizare a muncii la distanță, potrivit unei cercetări Gartner.

Avansând rapid până în 2021, se crede că 48% dintre angajați vor lucra cumva de la distanță și după pandemie, cu 18% mai mult în rândul celor care au lucrat de la distanță cel puțin cu jumătate de normă înainte de pandemie.

Există mai multe motive pentru ca firmele să își monitorizeze angajații – încredere, securitate cibernetică și backup, precum și monitorizarea productivității. Dar Josh Bersin, analist în industria resurselor umane al Josh Bersin Academy, spune: “Dacă intenția este de a aduce beneficii angajaților, este bună; dacă este pentru a-i evalua pe angajați, este potențial periculoasă; iar dacă este pentru a-i penaliza, este probabil o idee proastă.”

Monitorizarea din ce în ce mai mare provine din modul în care relația angajator-angajat a fost trimisă în derizoriu în perioada Covid. Mai mult, îndoielile cu privire la productivitatea muncii la distanță par să varieze în funcție de cine este întrebat și de modul în care fiecare persoană se adaptează la noua realitate.

Monitorizarea, spune Brian Kropp, șef de cercetare în cadrul practicii de resurse umane de la Gartner, reprezintă “totul, de la tehnologia care va face fotografii angajaților de pe laptopurile lor, la instrumente care le permit lucrătorilor să bifeze un ceas de pontaj virtual și până la urmărirea apăsărilor de taste pentru a monitoriza nivelurile de productivitate”.

Avantajele monitorizării de la distanță a angajaților

Există mai multe avantaje ale monitorizării angajaților de la distanță care permit menținerea echipelor aliniate și ținerea sub control a productivității.

Software-ul de monitorizare poate îmbunătăți randamentul angajaților prin măsurarea timpului pe care colaboratorii îl dedică companiei – de la ora de sosire până la ora de plecare, fie că sunt de acasă sau de oriunde altundeva.

Astfel, angajatorii pot vedea dacă lucrătorii, de exemplu, petrec ore nesfârșite pe rețelele de socializare sau navighează pe alte pagini care nu au nicio legătură cu activitățile lor contractate zilnic. Mai mult, aceștia pot lua măsuri dacă un angajat are probleme cu un proiect sau un client.

De asemenea, monitorizarea poate ajuta în mod eficient la gestionarea facturării și a bugetului, deoarece o măsurare exactă a termenelor de realizare a proiectelor și a resurselor dedicate unui client va trebui să se reflecte asupra satisfacției acestuia.

Contra monitorizării de la distanță a angajaților

Este imposibil să detașezi monitorizarea angajaților de un cadru etic. “Angajații pot simți că intimitatea lor a fost devalorizată sau încălcată și poate fi dificil să reții angajații dacă monitorizarea pare intruzivă”, potrivit HR Daily Advisor.

“Monitorizarea poate semnala o lipsă de încredere, ceea ce poate genera resentimente și poate reduce moralul și productivitatea angajaților.”

În acest sens, pe baza cercetării Gartner din ianuarie 2021, mai puțin de 50% dintre lucrători au încredere în companiile lor cu privire la datele lor, în timp ce 44% nu aud nicio informație despre datele colectate de companii.

Brian Kropp spune: “Dacă într-adevăr este vorba doar despre “Sunt oamenii productivi sau nu?”, atunci s-ar putea să aveți instrumente mai bune pentru a dovedi acest lucru.”

“Dacă le folosești pentru a înțelege experiența angajaților, ce este greu pentru ei, ce se strică, la ce își petrec mult timp… Acolo se află câștigurile de productivitate.”

Cum să o faceți corect

În majoritatea cazurilor, legile statului vă cer să protejați drepturile la confidențialitate ale angajaților, anunțându-i în prealabil despre monitorizarea dumneavoastră. Cea mai bună practică este să obțineți în scris consimțământul angajaților pentru monitorizare.

Angajații au, în general, o așteptare de confidențialitate în ceea ce privește utilizarea calculatoarelor și telefoanelor personale, cu excepția cazului în care li s-a comunicat în scris o politică diferită a companiei.”

În ceea ce privește contractorii independenți, companiile ar putea parcurge o cale mai complicată și mai spinoasă, deoarece angajarea acestui tip de forță de muncă și utilizarea oricărui tip de software de urmărire și monitorizare asupra lor, “ar putea afecta statutul lor de muncă în cadrul companiei dumneavoastră”.

Site-urile de locuri de muncă la distanță spun că antreprenorilor independenți li se permite să își facă munca “cum și când doresc”. Acest lucru este cu atât mai mult cu cât contractorii independenți își folosesc propriile dispozitive personale, precum telefoane, tablete sau laptopuri.

Dacă tu, ca angajator, îi urmărești și îi monitorizezi, este posibil să le controlezi sau să le dirijezi munca, transformând statutul de contractant independent în cel de angajat.

Spionarea activității online a contractorului dvs. independent crește dramatic riscul ca ITM sau o altă agenție guvernamentală să vă reclasifice contractorii independenți ca “angajați”, cu consecințe dezastruoase pentru dvs. și afacerea dvs.”.

Dar încrederea că cineva își face treaba este una dintre cerințele esențiale pentru ca munca la distanță să funcționeze corect, mai ales în condițiile în care 85% dintre manageri afirmă că a avea echipe cu lucrători la distanță va deveni noua normă.

RezolvIT este o companie de outsourcing IT obișnuită să implementeze tehnologii cloud și să faciliteze companiilor munca de acasă pentru angajați. Dacă v-am convins, solicitați o ofertă acum.