Indiferent de domeniul de activitate, o bună parte dintre comunicarea între companii se desfășoară pe email. Fie că se trimit facturi, se plasează comenzi sau se discută intern cu colegii, serviciul de mail este aproape nelipsit.
În acest articol o să va prezentăm câteva reguli simple despre lucrul cu emailul.
Completarea subiectului:
Nu trimiteți mailuri fără subiect, sau riscați ca mesajul să fie livrat la destinație direct în folderul Spam. De asemenea, nu introduceți întreg conținutul mesajului în subiect. Acest câmp ar trebui să conțină ideea principală a emailului.
Persoanele care lucrează cu un volum mare de emailuri au tendința de a amâna citirea mailurilor fără subiect sau cu subiecte irelevante.
Nu uitați de formele de salut:
Orice email ar trebui să înceapă cu o formulă de salut și să se termine la fel. Tratați acest tip de comunicare ca și cum persoana căreia îi scrieți se află în fața dumneavoastră. Arătați-i respect.
Formatați emailul într-un mod lizibil:
Dacă scrieți un email mai lung, nu uitați să-l spargeți în paragrafe. Nimic nu este mai neplăcut decât să-i obligați pe cei care primesc mesajul dumneavoastră să citească blocuri mari de text.
Structurarea corectă a emailului ajută interlocutorul să înțeleagă mai ușor și mai rapid mesajul.
Nu scrieți doar cu majuscule:
MAILURILE SCRISE CU CAPS LOCK IRITĂ CITITORII!!!!
Nu scrieți mesajele doar cu majuscule, dacă nu doriți să fiți ignorați. Persoana care primește emailul dumneavoastră se va simți cel mai probabil agasată sau amenințată, și nu cred că vă doriți acest lucru.
Nu folosiți emoticoane sau emoji în emailuri formale:
O altă greșeală pe care am observat-o frecvent este folosirea de emoticoane sau emoji în mailurile formale. Puteți face acest lucru doar când scrieți mesaje amicale persoanelor pe care le cunoașteți deja.
Aveți grijă la gramatică:
Niște i puși în minus sau cratimele lipsă știrbesc foarte mult din autoritatea mesajului transmis și vă pun într-o lumină proastă. Ar trebui să recitiți mailul înainte de a-l trimite, pentru a vă asigura că acesta este scris corect.
Nu scrieți emailuri la nervi:
Evitați sub orice formă să scrieți emailuri atunci când sunteți nervoși, pentru că riscați să transmiteți mesajul într-o formă tensionată. Indiferent care este scopul mesajului, este nevoie să lăsați impresia că sunteți rezonabil, nu irascibil.
Răspundeți prompt la mailurile care nu implică luarea deciziilor:
Dacă vă ia un minut să răspundeți unui mail, nu amânați. O astfel de ezitare vă poate costa mult mai mult timp, mai târziu.
RezolvIT este o companie de outsourcing IT care pune mare preț pe respectarea normelor de securitate și folosește soluții inovative pentru a întări securitatea companiilor cu care colaborează.
Categorised in: Abonamente, Diverse, Sfaturi Utile, Toate
